Salutations par courrier électronique qui sont lues
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Selon BusinessInsider.com, l'employé moyen consacre environ 25% de sa journée à parcourir des centaines de courriels. Alors que certaines personnes ont besoin de se familiariser avec l'étiquette de base des e-mails, d'autres font des erreurs simplement parce qu'elles sont submergées par le volume des communications.
Au cours de votre recherche d'emploi, vous enverrez probablement de très nombreux e-mails, y compris des lettres de motivation, des notes de remerciement et des messages aux connexions liées à la recherche d'emploi.
Prenez le temps d'éviter de faire des erreurs embarrassantes, comme de mal orthographier le nom d'une personne, et assurez-vous d'écrire des notes qui obtiennent une réponse.
Commencez avec une salutation professionnelle
Efforcez-vous de clarté dans votre ligne d'objet. Choisissez quelque chose de direct qui identifie le but de votre e-mail, comme "l'heure de la réunion a changé" ou "requête rapide sur votre proposition".
Évitez de suspendre une carotte avec un teaser comme "J'ai besoin de vous informer ..." qui essaie d'attirer la lecture pour ouvrir l'e-mail pour arriver à votre intention. Les gens décident souvent d'ouvrir un e-mail en fonction de la ligne d'objet, alors choisissez-en un qui indique clairement votre objectif.
Utilisez un message d'accueil professionnel. Inclure une salutation appropriée pour les circonstances et le destinataire. Certaines salutations fonctionnent dans un e-mail, mais ne sont pas utilisées dans une lettre régulière tandis que certaines salutations fonctionnent pour les deux.
Choisissez un message d'accueil en fonction de votre connaissance de la personne à qui vous écrivez et du type de message que vous envoyez. Par exemple, si vous écrivez à quelqu'un que vous connaissez, "Salut Jim" est approprié. «Cher M./Mme Smith» serait approprié lorsque vous postulez pour un emploi ou rédigez une lettre d'affaires.
Évitez d'ouvrir un e-mail avec "hey" qui semble très informel et généralement non utilisé sur le lieu de travail. Aussi, évitez les «Salut les gars» ou les «Salut les gars», même si la nature de votre courriel est détendue.
Exemples de salutations
- Cher prénom Nom(cela fonctionne bien si vous ne connaissez pas le sexe de la personne à qui vous écrivez)
- Cher prénom(lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un que vous connaissez)
- Salut prénom(Lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un que vous connaissez)
- Cher Mr./Ms. Nom de famille
- Cher Mr./Ms. Prénom nom de famille
- Cher Dr Nom
- À qui cela concerne
- Cher directeur des ressources humaines
- Cher responsable de recrutement
Utilisez la ponctuation appropriée après votre message d'accueil. Pour des e-mails plus formels, utilisez un point-virgule après le nom. Pour les personnes que vous connaissez ou les correspondances plus occasionnelles, utilisez une virgule après le nom du message d'accueil.
Évitez les erreurs courantes
Lors de la rédaction d'un e-mail, les erreurs suivantes se produisent parfois lorsque les gens se précipitent pour lancer rapidement un message. Prenez le temps de revoir votre message et effectuez les étapes suivantes.
- Ajoutez l'adresse e-mail en dernier.Si vous n'avez pas la possibilité de ne pas envoyer un e-mail, ajoutez la dernière adresse si vous avez tendance à avoir un doigt de déclenchement rapide. Insérez le nom du destinataire uniquement lorsque vous êtes sûr que votre e-mail est prêt à être utilisé.
- Évitez l'ancienne erreur «Répondre à tous».Regardez votre doigt de déclenchement lorsque vous appuyez sur "Répondre à tous". Demandez-vous si tout le monde sur la liste a vraiment besoin de lire ce que vous avez à dire. Faites également attention aux anciens e-mails de la chaîne que vous ne souhaitez peut-être pas voir apparaître dans la liste Répondre à tous.
- Allez-y doucement sur l'humour. L'humour peut être difficile à discerner dans un e-mail car votre ton ne brillera pas nécessairement. Sans langage corporel, expression faciale ou cadence, l'humour peut tomber à plat ou même insulter involontairement un lecteur. Jouez prudemment et laissez-le de côté.
- Relire.Ne faites pas l'erreur de penser que les gens pardonneront les fautes de frappe dans les e-mails informels ou que les erreurs seront tolérées si vous tapez sur votre téléphone. Vous pouvez être jugé sévèrement par des erreurs dans votre e-mail, surtout si elles sont endémiques. Ne comptez pas sur un correcteur orthographique qui peut souvent choisir le mauvais mot pour vous. Relisez vos e-mails comme vous le feriez pour tout document important. En particulier, vérifiez toujours et revérifiez que vous avez correctement orthographié les noms des personnes.
- N'utilisez pas d'émoticônes ou d'émoticônes. De plus en plus, les e-mails ont commencé à ressembler à des SMS. Les messages sur le lieu de travail incluent désormais parfois des emojis «pouce levé» ou des visages souriants. Même s'ils sont de plus en plus courants, évitez les émoticônes et les émoticônes dans la correspondance formelle. Si votre message d'accueil par e-mail comprend le nom de famille d'une personne, c'est un signe certain que vous devez laisser les emojis et les émoticônes.
- N'oubliez pas que le courrier électronique dure toujours.Réfléchissez à deux fois avant d'envoyer un e-mail à quelque chose de personnel ou de confidentiel, de renvoyer quelqu'un par e-mail, de dénigrer quelqu'un ou de répondre avec colère. Même les e-mails supprimés peuvent être ressuscités à partir de sauvegardes de données. Ce genre d'interactions pourrait mieux se faire en personne. Appliquez la règle des 24 heures. Si vous ne savez pas si vous devez envoyer le message, attendez le lendemain pour décider. Une autre bonne règle d'or: n'écrivez rien dans un e-mail que vous ne seriez pas prêt à partager publiquement, comme dans une déposition, ou sur les réseaux sociaux, par exemple.
