Donnez confiance à votre patron avec un plan de gestion des risques

Contenu

• Qu'est-ce que la gestion des risques dans la gestion de projet?
• Planification de la gestion des risques
• Un processus de gestion des risques en 5 étapes
• Étape 1: lancer
• Étape 2: identifier
• Étape 3: évaluer
• Étape 4: Planifier les réponses
• Étape 5: mettre en œuvre

Les meilleurs chefs de projet ont la pleine confiance de leur supérieur hiérarchique et de leur porteur de projet. Les responsables de leurs projets les croient quand ils disent qu'ils ont besoin de fonds supplémentaires, de plus de ressources ou d'aide pour résoudre un problème.

Lorsque vous travaillez dans des situations à risque, vous avez besoin du bon kit. Comme un randonneur avec un sac à dos de corde et de crampons, vous avez également besoin des outils pour faire face aux risques du projet.

Vous pouvez renforcer la confiance de votre manager dans votre projet avec un plan de gestion des risques. Un processus simple en cinq étapes peut transformer énormément la façon dont votre patron voit votre projet (et vous).

Qu'est-ce que la gestion des risques dans la gestion de projet?

La gestion des risques dans la gestion de projet est le processus d'identification, d'évaluation et de réponse aux risques du projet.

Les risques du projet sont des choses qui peuvent affecter le projet (positivement ou négativement, mais généralement les gens interprètent le risque comme des événements qui auraient un impact négatif sur le projet).

Que votre projet soit grand ou petit, il comportera des risques. Ces risques pourraient être quelque chose du risque de votre défilé scolaire pleuvoir au risque d'une augmentation de prix à un élément essentiel de votre nouveau circuit imprimé.

Le risque du projet, s'il n'est pas géré correctement, peut rendre plus difficile la réussite de votre projet. Des risques non contrôlés peuvent ajouter du temps à votre emploi du temps, travailler à votre temps et de l'argent à votre budget. Les gestionnaires deviennent nerveux à propos de ce genre de choses. Tout cela peut être évité avec un plan de gestion des risques.

Planification de la gestion des risques

Un plan de gestion des risques est un excellent moyen d'augmenter votre propre confiance dans la capacité de votre équipe de projet à livrer - et cela se répercute également sur la confiance de votre manager. Vous voulez qu'ils croient que vous pouvez le faire, et vous voulez qu'ils sachent ce qui pourrait vous empêcher de mener à bien le projet. Un plan de gestion des risques est un outil parfait pour y parvenir.

Et devine quoi? C'est vraiment facile de commencer.

La gestion des risques du projet est un processus simple en cinq étapes. Ne compliquons pas les choses plus que nécessaire. C'est quelque chose que vous pouvez commencer aujourd'hui, préparez-vous à en discuter lors de votre prochaine réunion et terminez-le pendant que quelqu'un rédige le procès-verbal.

Un processus de gestion des risques en 5 étapes

Comme pour de nombreuses parties de la gestion de projet, la gestion des risques est un processus. Les cinq étapes sont les suivantes:

1. Lancer
2. Identifier
3. Évaluer
4. Planifier les réponses
5. Mettre en place

Si ces termes ne signifient pas grand-chose pour vous en ce moment, veuillez vous y tenir - je vais tout expliquer.

Étape 1: lancer

Tout d'abord, vous souhaitez définir le contexte de votre gestion des risques dans votre environnement de gestion de projet.

Il n'y a probablement pas énormément de travail à faire ici, car un membre de votre entreprise aura déjà préparé une politique de gestion des risques et tout ce que vous devez faire est de la retrouver. Cela expliquera l'approche du risque de l'entreprise et pourrait même rendre obligatoire les modèles dont vous avez besoin. Les modèles vous font toujours gagner du travail, alors faites attention à ceux-là aussi!

Même si vous n'avez pas de politique de gestion des risques d'entreprise, une autre personne qui gère des projets à vos côtés peut avoir un plan de gestion des risques de projet que vous pouvez copier. Pourquoi réinventer la roue? La réutilisation des documents est indispensable si vous voulez gagner du temps et en faire plus.

Utilisez ce que vous avez découvert pour produire un plan de gestion des risques pour votre projet. Cela fait partie de votre plan de gestion de projet global et explique comment vous allez aborder la gestion des risques de votre projet.

Si vous ne savez pas quoi y mettre, lisez la suite! Les prochaines étapes vous donneront une meilleure idée de quoi parler dans votre plan de gestion des risques.

Cela améliore la confiance en: Montrez à votre responsable que vous avez une approche pour gérer l'incertitude de votre projet et que vous allez activement gérer les risques.

Étape 2: identifier

Une fois que vous avez défini une approche, vous pouvez alors commencer à travailler avec elle.

Vous identifiez maintenant les risques qui vont affecter votre projet. Il ne s'agit que d'un instantané dans le temps et votre registre des risques est quelque chose que vous voudrez revenir à maintes reprises pour vous assurer que quelque chose de nouveau y est également ajouté.

Vous pouvez identifier les risques en utilisant une liste de contrôle des risques communs, en interrogeant les parties prenantes sur le projet (en particulier les parties prenantes difficiles car elles ont généralement beaucoup à dire sur ce qui pourrait mal se passer), des séances de remue-méninges et en utilisant votre bon sens.

Vous recherchez des choses qui pourraient causer des problèmes si elles se produisaient. (N'oubliez pas que les risques ne se sont pas encore produits. Les problèmes liés au projet sont des choses qui se sont déjà produites.)

Quelle que soit la façon dont vous le faites, vous devez certainement impliquer d'autres personnes. Seul, vous n'aurez pas l'image complète et vous finirez par manquer des choses.

Les risques peuvent et doivent être identifiés par n'importe qui. En tant que chef de projet, votre travail consiste à encourager vos collègues à augmenter les risques avec vous afin qu'en tant qu'équipe, vous puissiez faire quelque chose à leur sujet.

Tous les risques identifiés doivent être enregistrés dans le registre des risques. Si vous avez un coordinateur de projet dans l'équipe ou une personne de soutien de projet, ils peuvent le faire. Sinon, cela fait partie des tâches administratives que vous devez effectuer.

Cela améliore la confiance en: Démontrer que vous êtes conscient des principaux risques susceptibles d'affecter votre projet et que vous avez un moyen en place pour rester continuellement au courant des nouveaux risques.

Étape 3: évaluer

Les risques sont ensuite évalués en termes de probabilité et d'impact. Lorsque vous évaluez un risque, réfléchissez à la probabilité qu'il se produise, au coût de sa gestion et au temps que cela ajouterait à la chronologie de votre projet.

Comme mesure supplémentaire, vous pouvez également évaluer la proximité, ce qui signifie à quel point le risque est susceptible de se produire dans le temps. Un risque à haute proximité pourrait se produire bientôt. Un risque de faible proximité pourrait se produire à un moment donné dans un avenir lointain. Cela peut vous donner un autre facteur pour prioriser votre temps et votre énergie lorsqu'il s'agit de gérer les risques.

Cela améliore la confiance en: Assurez-vous que votre manager a une idée claire de ce qui se passerait si tous ces risques se concrétisaient.

Étape 4: Planifier les réponses

Nous arrivons maintenant à la partie charnue de votre plan de gestion des risques. Dans cette étape, vous déterminez comment gérer le risque en identifiant une réponse appropriée.

Nous le faisons parce que jusqu'à présent, tout ce que vous avez est une liste de ce qui pourrait arriver à dévier votre projet à l'avenir et de la taille de l'affaire. Ce que votre manager voudra savoir ensuite, c'est: qu'allez-vous faire à ce sujet?

En règle générale, vous pouvez prendre quatre mesures pour gérer et gérer un risque de projet. Elles sont:

• Éviter: prenez des mesures pour empêcher ce résultat de se produire.
• Transfert: transférez la responsabilité à une autre partie, par exemple avec une police d'assurance.
• Atténuer: prenez des mesures pour réduire l'impact du problème s'il se produit.
• Acceptez: comprenez que le résultat risqué peut se produire et, avec le consentement de votre équipe, ne prenez aucune mesure pour l'empêcher.

Certains de vos risques pourraient avoir un résultat positif. Par exemple, il y a un risque que vous vendiez tellement de nouveaux produits que vous plantiez les lignes téléphoniques. Ce serait un beau problème, mais c'est toujours un risque que vous devez prévoir.

Il existe un certain nombre de façons de vous préparer à un risque positif, notamment:

• Exploit: faites de votre mieux pour vous assurer que ce résultat se produit afin que vous puissiez en récolter les fruits.
• Partager: Travailler avec un autre collègue ou entreprise pour augmenter la probabilité d'un risque positif.
• Améliorer: influencer les facteurs qui pourraient contribuer à un résultat positif et essayer d'en tirer encore plus d'avantages.
• Accepter: reconnaître la possibilité d'un risque positif et ne rien faire.

Vous devrez déterminer quelle stratégie de réponse est la meilleure pour chaque risque sur votre registre. Par exemple, vous pourriez décider que le risque d'effondrement du toit de l'usine est quelque chose que vous accepterez simplement car il est peu probable qu'il se produise. Cependant, le risque d'intoxication alimentaire supprime la moitié de vos effectifs est quelque chose que vous allez activement atténuer en recyclant tout votre personnel de restauration. Si cela s'est déjà produit auparavant et est en fait très probable à moins que vous ne fassiez quelque chose, vous voudrez atténuer le risque.

Une fois la réponse identifiée et convenue, des propriétaires de risques peuvent être nommés pour exécuter le plan d'action de gestion des risques. En d'autres termes, vous avez besoin que quelqu'un soit responsable de l'exécution des tâches que vous acceptez dans votre plan.

Cela améliore la confiance en: Montrez à votre responsable que vous avez réfléchi à ce qu'il faut faire au sujet des choses qui pourraient causer des problèmes à votre projet et que vous mettez en place des plans pour réduire l'incertitude et les risques sur le projet.

Étape 5: mettre en œuvre

Votre plan de gestion des risques devrait à présent comprendre qui sera responsable de la réalisation des activités d'atténuation des risques pour chaque risque. Ils devraient maintenant effectuer ces tâches afin que vous gériez activement les risques ouverts.

Cela améliore la confiance en: Démontrer que vous et votre équipe de projet pouvez suivre ce que vous avez dit que vous feriez. En rendant compte de ce que vous avez accompli et des risques que vous avez atténués, cela montre à votre équipe de direction que vous êtes sérieux au sujet de la livraison et de ce qu'il faut pour assurer la pérennité de votre projet contre les problèmes.

Une fois qu'un risque est passé - lorsqu'il n'est plus pertinent parce qu'il s'est produit ou ne peut plus se produire - vous pouvez le fermer à partir de votre registre des risques.

La mise en place de ce plan de gestion des risques du projet peut vous différencier des autres managers. Votre propre patron aura la preuve que vous pouvez penser de manière stratégique et créative à ce qui pourrait faire décoller votre projet et, surtout, faire quelque chose. Vous serez la personne qui gère activement les problèmes avant qu'ils ne surviennent, en balayant les barrages routiers et en étant prêt à tout!

Être perçu comme étant bon dans la gestion des risques d'un projet est un moyen infaillible d'être perçu comme une paire de mains sûre par la direction. Vous n'avez pas besoin de beaucoup d'expérience ou de certificats pour commencer à gérer les risques du projet avec succès (bien qu'il existe des qualifications formelles en gestion des risques). Ce processus facile en cinq étapes signifie bientôt que la gestion des risques du projet est intégrée dans vos plans de projet.