Conseils sur la responsabilité de l'équipe de gestion de projet
Contenu
- Discuter de la responsabilité lors de la réunion de lancement
- Mettre en évidence l'interconnectivité des tâches
- Obtenez des engagements publics sur les actions
- Suivi public des actions
- Confronter les mauvaises performances
- Escalader les problèmes de performances lorsque cela est nécessaire
La reddition de comptes, qui est essentielle à la réussite de chaque projet, ne signifie pas qu'un chef de projet doit faire du babysitting, de la microgestion ou du front pour faire avancer les choses. De telles tactiques provoquent souvent des conflits et de l'animosité envers le chef de projet. Plutôt que d’être la seule personne à tenir les gens responsables, une meilleure approche que le chef de projet peut adopter consiste à donner à l’ensemble de l’équipe le pouvoir de respecter la responsabilité du projet. Voici six façons d'intégrer la responsabilité dans un projet:
Discuter de la responsabilité lors de la réunion de lancement
La réunion de lancement du projet est l'occasion de susciter l'enthousiasme de l'équipe du projet et de définir les attentes quant à la manière dont le projet va se dérouler. Il est essentiel de définir dès le départ la responsabilité en tant que principe fondamental du projet.
Lors de la réunion de lancement, le parrain du projet et le chef de projet ont clairement exprimé leurs attentes. Le parrain du projet note comment il tiendra le responsable de projet responsable et comment le responsable de projet tiendra tous les autres responsables.
La responsabilité ne s'arrête pas là. En s'appuyant sur ces points, le chef de projet fait savoir aux membres de l'équipe qu'ils s'attendent à ce qu'ils tiennent également le chef de projet responsable. Le chef de projet note également comment ils s'attendent à ce que les membres de l'équipe se tiennent mutuellement responsables. L'appel mutuel est encouragé, tant que tous les membres de l'équipe maintiennent leur professionnalisme et leur respect envers les autres.
Ces déclarations établissent un système de responsabilité clair. Le chef de projet est ultimement responsable de la réussite du projet, mais pour réussir, le chef de projet s'attend à ce que chacun soit responsable et se tienne mutuellement responsable.
Mettre en évidence l'interconnectivité des tâches
Les projets incluent presque toujours des tâches interdépendantes. Certaines choses doivent se produire en séquence pour réussir le projet. Comme un chef de projet expose les détails d'un projet à l'équipe, le chef de projet doit être intentionnel de mettre en évidence la façon dont les tâches se croisent.
Parfois, les tâches s'exécutent simultanément. Cela peut se produire par nécessité ou dans un souci d'efficacité. Une fois les tâches terminées, leurs produits de travail sont utilisés dans une tâche suivante. La structure de responsabilité fonctionne comme dans l'exemple ci-dessus. Ceux qui travaillent sur la tâche suivante tiennent ceux qui travaillent sur les tâches précédentes responsables.
En montrant au chef de projet les membres de l'équipe comment les tâches sont liées entre elles et comment chaque membre de l'équipe doit faire du bon travail au profit des autres membres de l'équipe, le chef de projet incite les membres de l'équipe à se tenir mutuellement responsables.
Si un membre de l'équipe ne peut pas commencer une tâche avant qu'un autre membre de l'équipe ne termine sa tâche, le membre de l'équipe dépendant a un intérêt direct dans le succès de l'autre membre de l'équipe et tiendra ce membre de l'équipe responsable des performances opportunes et de haute qualité.
Obtenez des engagements publics sur les actions
L'une des raisons pour lesquelles les chefs de projet tiennent des réunions d'équipe est de déterminer les prochaines étapes en fonction de la progression du projet. Lorsque cela est possible, les choses devraient se dérouler comme prévu, mais lorsque des problèmes inattendus surviennent, ils doivent être traités.
Peu importe qui accepte de traiter un problème, le membre de l'équipe qui assume la tâche, le chef de projet doit documenter ce qui doit être fait et quand il doit être terminé.
L'élément d'action doit ensuite être inclus dans les notes de réunion ou dans un journal des éléments d'action. Différentes philosophies de gestion de projet procèdent différemment. La clé est de noter les éléments d'action pour référence future.
Suivi public des actions
Lorsque les membres de l'équipe prennent des engagements, l'ensemble de l'équipe doit pouvoir compter sur la réalisation de la tâche. Écrire ces engagements est formidable, mais les tâches doivent être accomplies.
Au fur et à mesure que les tâches sont attribuées, le chef de projet doit assurer le suivi pour s'assurer que les membres de l'équipe respectent leur parole. La meilleure partie du partage de la responsabilité est que les chefs de projet ne doivent pas être le méchant.
Une fois que le chef de projet a établi une atmosphère de responsabilité, il n’est plus nécessaire que le chef de projet fustige une personne qui ne donne pas suite. La dynamique de groupe prendra soin de la situation. La pression des pairs peut fonctionner positivement. Le gestionnaire de projet doit simplement attirer l'attention sur le point d'action et laisser parler la personne responsable.
De temps en temps, le gestionnaire de projet peut avoir à poser des questions approfondies sur les raisons pour lesquelles un engagement n'a pas été respecté, mais généralement, la personne responsable se rendra compte des erreurs, des erreurs de calcul ou des obstacles et prendra un nouvel engagement pour terminer le point d'action d'origine et peut-être expier tout écart de performance.
Confronter les mauvaises performances
La mauvaise performance d'un membre de l'équipe de projet est un problème que les gestionnaires de projet doivent traiter rapidement et diplomatiquement. Si d'autres membres de l'équipe de projet voient une mauvaise performance tolérée, leur motivation diminuera et leur performance diminuera probablement en conséquence.
Cependant, les chefs de projet ne peuvent pas être des buzzsaws réduisant les mauvais résultats lorsqu'ils ne répondent pas aux attentes. Il s'agit d'un équilibre entre la manipulation rapide et la manipulation humaine.
Une mauvaise performance ne disparaît pas d'elle-même. On ne peut pas lui permettre de s'attarder, mais les chefs de projet doivent accorder aux pauvres interprètes le temps de corriger leur comportement une fois qu'il a été porté à leur attention.
Escalader les problèmes de performances lorsque cela est nécessaire
Si le traitement individuel des performances médiocres ne fonctionne pas, le chef de projet doit transmettre le problème au superviseur du membre de l'équipe. En cas d'échec, le promoteur du projet devra peut-être intervenir.
Avant de transmettre un problème au sponsor du projet, un chef de projet doit épuiser toutes les autres options. En cas de mauvaise performance, le chef de projet doit être spécifique avec le sponsor du projet et faire des recommandations pour résoudre le problème.
Si le chef de projet souhaite que le membre de l'équipe soit conseillé par un second responsable, par exemple, le chef de projet doit le dire. Si le chef de projet souhaite que le membre de l'équipe soit remplacé, le chef de projet doit faire une telle demande. Le chef de projet doit fournir des options et mettre en évidence les avantages et les inconvénients de chaque option.
