Comment élaborer un plan d'externalisation

Contenu

• Processus de développement
• La concrétisation
• Définition d'objectifs
• Participation
• Identification
• Exécution

Beaucoup de discussions sur l'externalisation dans les médias la rendent complexe, mais c'est assez simple. Même chez nous, nous «sous-traitons» de nombreuses tâches: cuisiner, entretenir nos pelouses et garder les enfants, pour n'en nommer que quelques-unes. Lorsque nous n'avons pas le temps, la concentration ou les compétences nécessaires pour faire le travail nous-mêmes, nous recherchons quelqu'un qui le peut et quelqu'un qui fera le travail à un prix que nous pouvons nous permettre de payer. Les entreprises fonctionnent de la même manière, même si leurs décisions peuvent impliquer davantage de facteurs et de décideurs.

Processus de développement

Mais tout comme les familles prennent des décisions différentes, les entreprises peuvent en arriver à des décisions étonnamment différentes concernant l'externalisation. Il n'y a pas de modèle qui fonctionne pour toutes les entreprises, mais il existe un processus que toutes les entreprises doivent considérer:

La concrétisation

Dans le passé, de nombreuses sociétés ne savaient même pas ce qu'était l'externalisation. Aujourd'hui, ils connaissent l'externalisation, mais ne réalisent peut-être pas combien de programmes d'externalisation (et de type externalisation) ils opèrent déjà: centres de copie, salles de courrier, gestion des installations, informatique et même des parties d'un service juridique d'entreprise. L'externalisation ne résoudra peut-être pas tous les problèmes, mais l'apprentissage de la génération précédente de contrats identifiera de nouveaux projets et fournira des informations précieuses.

Définition d'objectifs

Pour réussir à créer un programme d'externalisation, vous devez définir des objectifs spécifiques, tels que réduire les coûts globaux de l'entreprise de 5%, se concentrer sur l'efficacité pour un seul emplacement ou ne regarder que les fonctions exercées dans une seule unité commerciale. Les objectifs n'ont pas besoin de détails énormes. À mesure que votre expérience en sous-traitance augmente, les définitions changent.

Participation

Vous avez besoin de participants issus de nombreux domaines d'expertise pour apporter votre contribution au plan, vérifier les hypothèses et fournir un jugement d'expert. Lorsque vous passez d'un plan général à des projets spécifiques, vous répétez ce processus et créez des sous-groupes avec des connaissances encore plus spécifiques.

Identification

Maintenant que vous avez des objectifs et des experts pour identifier et interpréter les informations, il est temps d'identifier des projets spécifiques pour votre programme d'externalisation. Chaque entreprise développe des critères différents et est guidée par la culture autant que par l'analyse financière ou opérationnelle, mais il existe des critères communs que vous devez examiner:

• Décisions antérieures: Votre entreprise a probablement pris des décisions antérieures concernant le recours à des non-employés, tels que des travailleurs temporaires ou des contrats de service. Travaillez avec l'approvisionnement et votre PMO (Project Management Office) pour plus de détails. Découvrez comment ils ont résolu les problèmes de cette liste et compilez les enseignements tirés.
• Compétence: Exécutez-vous des fonctions ou produisez-vous des produits sans expertise suffisante, ou rencontrez-vous des difficultés à retenir les gestionnaires? La direction actuelle a-t-elle un plan pour résoudre ces problèmes? Sinon, cela pourrait être un bon projet d'externalisation.
• Qualité: Même si une fonction a des personnes ayant les bonnes compétences et des gestionnaires expérimentés, vous n'obtiendrez peut-être pas le niveau de service dont vous avez besoin. Le gestionnaire mène-t-il des enquêtes auprès des clients? Que disent les clients sur les produits ou services? Un écart de qualité ou un manque d'intérêt pour le service client est un autre indicateur de l'externalisation.
• Coût: Un service d'une qualité exceptionnelle n'est pas nécessairement une bonne valeur. Comment vos coûts se comparent-ils à ceux de vos concurrents? La fonction produit-elle des rapports mensuels: coûts unitaires, coûts d'exploitation, tendances des coûts pluriannuels? Si cette fonction ne peut pas produire ces rapports, un service externalisé peut fournir une plus grande transparence dans vos opérations.
• Échelle: Lorsque vous examinez l'ensemble de votre entreprise, vous ferez de nombreuses découvertes inattendues. Reste concentrée! Un grand projet est un meilleur candidat à l'externalisation qu'un certain nombre de petits projets. Ce grand projet unique nécessitera beaucoup moins de ressources administratives et de gestion. Gardez une liste complète, mais sélectionnez uniquement les candidats qui ont un impact important sur votre première vague de projets.
• Sécurité: Vous avez maintenant une bonne idée des projets potentiels. Il est temps de les filtrer selon les normes de sécurité. La sécurité est un sujet complexe et controversé. Des normes différentes s'appliquent à différentes industries et certaines entreprises sont plus soucieuses de la sécurité que leurs concurrents. Comprendre les normes internes et industrielles et limiter les projets d'externalisation en conséquence. Incluez les services juridiques, informatiques, de sécurité d'entreprise, de conformité (le cas échéant) et de tout service «risque» dans vos discussions.
• Priorisation: Chaque élément ci-dessus (et peut-être d'autres caractéristiques) doit être noté, puis chaque projet doit se voir attribuer une «valeur d'externalisation» totale. Sans aucun doute, il y aura beaucoup de débats sur les caractéristiques les plus importantes, si leurs scores sont exacts et si d'autres caractéristiques doivent être prises en compte. Ne soyez pas surpris si ce processus dure des mois, voire des années.
• La communication: Au moment où vous avez priorisé les projets potentiels, vous avez tenu beaucoup de réunions et parlé à beaucoup de gens. Attendez-vous à ce que ces discussions soient des informations publiques dans les départements que vous avez ciblés pour l'externalisation. Supposez toujours que ces discussions atteindront votre population d'employés, souvent en temps réel. Des communications d'entreprise soigneusement pensées doivent être préparées et prêtes. Ne laissez jamais les rumeurs devenir une meilleure source d'information que les faits.

Exécution

À la fin de ce processus, vous aurez votre plan initial d'externalisation. Il existe de nombreuses autres étapes lors de l'exécution de ce plan: confirmation des données, création de sous-comités pour des projets spécifiques, identification des fournisseurs, exécution des pilotes, attribution des contrats, etc. Cependant, l'élaboration de votre plan vous fournit les premières étapes et les plus importantes.