Comment organiser un événement médiatique réussi

Contenu

• Commencez par un communiqué de presse
• Regardez les appels téléphoniques
• Planifiez soigneusement le temps de votre événement
• N'essayez pas de tout faire
• Rendez-vous facile pour entrer (et sortir)
• Considérez les visuels
• N'oubliez pas un dossier de presse
• Assurez-vous que votre contact avec les médias est disponible
• Utilisez des employés expérimentés
• Préparez votre déclaration à l'avance
• Et si le journaliste n'apparaît pas?

L'un des moyens les plus simples pour votre entreprise de bénéficier d'une exposition médiatique gratuite, souvent appelée «médias acquis», consiste à organiser des événements médiatiques. Que vous fassiez équipe avec plusieurs sponsors pour aider les moins fortunés ou que vous teniez une conférence de presse pour annoncer la sortie d'un produit, vous devez suivre certaines étapes pour organiser un événement médiatique réussi.

Commencez par un communiqué de presse

L'envoi de votre communiqué de presse aidera les médias à décider si votre histoire mérite une couverture suffisante. C'est pourquoi cela aide à garder votre communiqué de presse simple et à ne jamais utiliser de battage médiatique. Les stations et les journaux recherchent des nouvelles; ils ne recherchent pas un spiel de vente.

Vous avez une fenêtre pour envoyer votre communiqué de presse. Vous ne voulez pas l'envoyer trop tôt et ensuite il sera oublié ou enterré, et vous ne voulez pas l'envoyer trop tard alors que d'autres histoires peuvent avoir déjà été attribuées, et elles ne peuvent tout simplement pas intégrer votre événement Généralement, deux à trois jours avant votre événement, c'est un préavis suffisant pour laisser le temps à la presse de programmer les journalistes.

Vous voulez également être sûr d'inclure des instructions et des instructions spéciales dans votre communiqué de presse. Si le siège social de votre entreprise se trouve à un seul endroit, mais que votre événement se déroule dans votre usine à 30 miles de distance, vous devez l'indiquer clairement dans votre communiqué.

Regardez les appels téléphoniques

Après avoir envoyé votre communiqué de presse, vous pouvez appeler les rédacteurs en chef des journaux ou les producteurs des chaînes de télévision pour vérifier qu'ils le reçoivent. C'est tout ce que vous avez à demander.

Cela leur ouvrira souvent la conversation pour vous dire s'ils pensent qu'ils pourront venir ou non. Mais même si ce n'est pas le cas, vous ne voulez pas demander s'ils viennent. Ils seront là s'ils le peuvent mais ne feront aucune promesse.

Gardez à l'esprit que les dernières nouvelles ou les grosses journées d'information pourraient les empêcher de venir à la dernière minute. Vous ne voulez pas les harceler pour voir s'ils viennent, même le jour de l'événement lorsque vous vous tenez là en attendant que les journalistes se présentent.

Vous voulez également regarder l'heure à laquelle vous passez votre appel téléphonique. Appel à dix minutes avant 17 h 00 cela peut sembler la fin de la journée pour vous, mais pour un producteur, c'est dix minutes avant un journal télévisé. Les meilleurs moments pour appeler sont généralement vers 10h00 et entre 13h00 et 14h30.

Planifiez soigneusement le temps de votre événement

Tout le monde travaille sur les délais. Les journaux ont fixé l'heure à laquelle ils ont mis le numéro du lendemain au lit. Cela signifie que s'ils viennent à votre événement à 17 h 00. jeudi, la couverture peut ne pas apparaître avant samedi.

Les stations de télévision ont généralement un matin, midi, 17h00, 18h00, 10h00 et / ou 23h00. des journaux télévisés en semaine, selon votre marché TV. Obtenir une couverture si votre événement médiatique commence à 16 h 00 pourrait être très délicat. Ils ne se contenteront pas de monter dans leur voiture de presse et de conduire comme un fou pour diffuser votre cassette à 17h00. Il y a un script qui doit être écrit et une bande qui doit être éditée.

Planifiez l'heure de votre événement de manière à ce qu'elle soit non seulement pratique pour les journalistes, mais augmente également vos chances d'obtenir une exposition plus immédiate.

N'essayez pas de tout faire

Aussi tentant que cela puisse être de devenir réalisateur, ne dites pas au journaliste, aux photographes ou aux vidéastes quels clichés vous voulez qu'ils obtiennent. Vous voulez établir un certain rapport avec eux et commencer une relation avec le journal ou la chaîne de télévision. Vous ne gagnerez pas d'amis en leur disant comment faire leur travail.

Rendez-vous facile pour entrer (et sortir)

Si vous organisez l'événement dans votre usine de 50 000 pieds carrés et que la zone que vous autorisez pour les médias se trouve à l'arrière du bâtiment, donnez-leur un accès aussi facile que possible. Ne les faites pas garer à l'avant du bâtiment, puis portez leur équipement à l'arrière si vous pouvez l'aider. S'il y a un moyen de rouler vers l'arrière, informez les médias des directions de conduite dans votre communiqué de presse et marquez clairement le chemin à leur arrivée.

Vous voulez également considérer quelle zone de votre installation est strictement interdite. Par exemple, si vous ne pouvez pas éviter une longue marche, voulez-vous vraiment que les médias parcourent tout votre bâtiment avec des caméras? Cela ne signifie pas qu'ils vont commencer à tirer ce qu'ils veulent. Mais de nombreuses entreprises ont des politiques strictes sur la destination des caméras et des non-employés pour des raisons exclusives.

Considérez les visuels

Réfléchissez bien à vos visuels. Offrez aux médias autant d'expérience pratique que possible. Parler d'un produit pendant une demi-heure puis se référer à l'image dans la brochure est quelque chose que les médias n'ont même pas à se présenter. N'oubliez pas qu'ils transmettent les visuels à vos clients potentiels - leurs téléspectateurs ou lecteurs - il est donc important de garder à l'esprit votre public afin que vous puissiez obtenir la couverture dont vous avez besoin.

N'oubliez pas un dossier de presse

Incluez les informations sur votre événement et remettez-les aux médias. Ces informations les aideront à écrire l'histoire, mais vous aideront également à mieux contrôler les nouvelles, car vous leur fournissez les informations cruciales.

Assurez-vous que votre contact avec les médias est disponible

N'oubliez pas de rendre votre contact avec les médias disponible pour toute question. Si un journaliste a des questions supplémentaires, il doit pouvoir joindre rapidement votre contact avec les médias. Assurez-vous d'inclure le numéro de téléphone du contact avec les médias et toute autre information de contact dans votre dossier de presse.

Utilisez des employés expérimentés

Vous n'avez pas à limiter les porte-parole de votre événement à votre propre contact avec les médias. Si un employé peut donner un meilleur extrait sonore parce qu'il a plus d'expérience dans le développement et le travail avec un certain produit, par tous les moyens, rendez-le disponible pour des questions.

Préparez votre déclaration à l'avance

Si vous prévoyez de parler à la caméra ou à un journaliste, pensez à ce que vous voulez dire à l'avance. Il peut être utile d'avoir un ami qui ne connaît pas votre entreprise pour relire votre dossier de presse et lui poser des questions. À partir de ces questions ainsi que de quelques remue-méninges, établissez une liste de réponses. Vous ne voulez pas sonner répété, mais vous ne voulez pas non plus préparer ou dire "Umm ..." beaucoup non plus.

Vous souhaitez également prendre en compte les différents types de supports. Le journal a des besoins différents de la télévision et vice versa. Un journaliste peut vous poser des questions très différentes d'un journaliste de télévision. Chaque média a différentes façons de présenter vos actualités, il aura donc besoin du type qui convient le mieux à son public.

Et si le journaliste n'apparaît pas?

La station ou le journal peut très bien envoyer un photographe ou un vidéaste au lieu d'un reporter. Cela ne signifie pas que votre histoire n'est pas importante pour eux. Ils ne seraient pas là s'ils n'avaient pas prévu de couvrir votre histoire, alors traitez bien celui qui se présente.

Si un vidéaste trimballe son équipement, ne lui donnez pas immédiatement un dossier de presse. Offrez-leur de le porter jusqu'à ce qu'ils aient pu obtenir les clichés dont ils ont besoin. Les traiter comme un citoyen de deuxième classe reviendra à la station et pourrait nuire à vos chances de couverture future.