Comment organiser vos documents

Contenu

• Commencer
• Rassemblez vos documents
• Classer par catégories
• Documents vitaux séparés
• Dupliquez votre portefeuille
• Créez un système de classement simple
• Maintenance en cours

La plupart des gens ne pensent à un document important que lorsqu'ils en ont besoin. Si vos papiers sont répartis partout et que vous n'avez pas de système d'organisation central dans votre bureau à domicile, vous pouvez perdre beaucoup de temps et d'énergie à chercher des choses. Vous pourriez même perdre quelque chose.

Commencer

En quelques étapes simples, vous pouvez organiser vos documents papier importants: vous aurez besoin d'un petit classeur à deux tiroirs ou d'une boîte de classement suspendue portable, de dossiers suspendus en six couleurs différentes, de la troisième coupe de Manille, de dossiers à onglet supérieur et un coffre-fort ignifuge en option. Ou vous pouvez acheter un grand classeur et des inserts à onglets. Vous êtes maintenant prêt à commencer.

Rassemblez vos documents

Avant de pouvoir organiser tous vos documents importants, vous devez les localiser. C'est parfois plus facile à dire qu'à faire. Vérifiez vos tiroirs de bureau à domicile et les papiers empilés sur votre bureau ou votre table. Vérifiez les piles de papier qui encombrent vos comptoirs de cuisine ainsi que les tiroirs et les paniers de cuisine. Regardez la commode et la table de nuit de votre chambre. Enfin et surtout, vérifiez dans votre sac à main ou votre porte-documents les documents importants que vous transportez accidentellement.

Classer par catégories

Les documents les plus importants entrent dans l'une des six catégories suivantes. Triez tous vos documents rassemblés comme suit:

1. Dossiers du domicile et des biens: Hypothèque, titres de propriété, projets et reçus de rénovation domiciliaire, manuels et garanties des appareils électroménagers, renseignements sur l'impôt foncier, polices d'assurance habitation et manuels
2. Enregistrements automatiques: Titres, registres de maintenance, polices et informations d'assurance, informations sur les prêts et registres de paiement
3. Dossiers de santé: polices d'assurance, manuels des prestations d'assurance maladie, explication des prestations médicales, factures des médecins, listes de prescriptions, informations sur les comptes de dépenses flexibles, reçus médicaux, directives médicales, polices d'assurance-vie
4. Dossiers financiers: Relevés bancaires, déclarations de revenus, registres de déduction fiscale, registres d'investissement, registres de prêts, relevés de carte de crédit
5. Dossiers électroniques: Contrats de téléphonie mobile et manuels d'équipement; reçus de vente et garanties pour ordinateurs, ordinateurs portables et tablettes; plans et factures pour le câble et Internet; reçu de vente et manuel du routeur sans fil
6. Dossiers personnels: Certificat de naissance, certificat de mariage, certificat de divorce, papiers de garde, informations de sécurité sociale, registres de vaccination, passeport, registres de service militaire, registres de baptême et de confirmation, testaments, plan funéraire et informations sur le lieu de sépulture. Vous devriez les avoir pour chaque membre de la famille. Si vous avez des animaux de compagnie, vous pouvez également inclure leurs documents importants tels que les informations vétérinaires et vaccinales dans cette catégorie.

Documents vitaux séparés

La plupart de vos documents importants peuvent être stockés dans un classeur ordinaire ou une boîte de classement suspendue portable. Certains, cependant, devraient vraiment être conservés dans un coffre-fort ignifuge ou dans une option de stockage hors site comme un coffre-fort.

Les documents vitaux sont ceux qui seraient très difficiles ou longs à remplacer. Ils peuvent contenir des informations personnelles sensibles qui pourraient être compromises par des voleurs d'identité en cas de vol. Pendant ce temps, si votre maison a été détruite par un incendie ou une inondation, vous souhaitez que ces documents essentiels restent intacts.

Pour la plupart des gens, les documents suivants seraient considérés comme essentiels: informations sur la sécurité sociale, certificats de naissance, polices d'assurance et coordonnées de l'agent, testaments, titres de propriété, titres de voiture, passeports et tout contrat ou accord nécessitant une signature originale.

Faites une liste principale de tous les documents essentiels que vous placez dans votre coffre-fort ignifuge ou dans une option de stockage hors site.

Dupliquez votre portefeuille

La plupart d'entre nous portent chaque jour des informations essentielles dans notre portefeuille et seraient gravement gênées si elles étaient perdues ou volées.

Faites des copies de votre permis de conduire, de votre carte de donneur d'organes, de votre (vos) carte (s) d'assurance maladie, de votre carte de membre pour le gymnase, de la bibliothèque, des programmes de fidélisation des épiceries, des clubs-entrepôts, etc., et, plus important encore, de toutes les cartes de crédit et de débit (copie avant et retour). Conservez ces copies avec vos autres documents papier importants.

Créez un système de classement simple

Plus le système de classement est simple, plus vous êtes susceptible de l'utiliser de manière cohérente. Prenez chaque catégorie de document important et attribuez-lui une couleur de fichier suspendu:

• Dossiers du domicile et des biens
• Enregistrements automatiques
• Dossiers de santé
• Dossiers financiers
• Dossiers électroniques
• Dossiers personnels

Ajoutez le nombre approprié de fichiers suspendus à votre système de classement pour le nombre de documents que vous avez dans chaque catégorie.

Utilisez les dossiers de Manille et créez un dossier pour chaque document individuel dans chaque catégorie. Placez les dossiers dans la section appropriée des fichiers suspendus colorés.

Si vous avez acheté un grand classeur à trois anneaux et des intercalaires, étiquetez les onglets avec les mêmes noms d'enregistrement, perforez tous les documents et organisez-les. Si les papiers ne peuvent pas être perforés, placez-les dans un dossier et perforez le dossier à la place.

Si la paperasse n'est pas votre truc, cela peut être un moment de libération. Vous pouvez numériser tous ces documents, les enregistrer sur un disque dur, puis déchiqueter les originaux.

Mais utilisez votre propre discrétion, car il vaut mieux conserver certains documents. Conservez les originaux de tous les documents vitaux. Utilisez votre meilleur jugement sur les autres. La plupart des institutions financières sont heureuses de ne plus avoir de papier.

Maintenance en cours

Une fois vos documents importants organisés, conservez-les de cette façon. Chaque mois, lorsque vous payez vos factures, déposez tout nouveau document dans la section appropriée de votre système de classement. Dans le même temps, recherchez les documents que vous avez supprimés du système au cours du mois et qui pourraient encore être hors du système de classement. Renvoyez-les. Au moins deux fois par an, examinez les documents de votre système de classement pour voir s’ils peuvent être purgés. Un bon horaire à suivre est la première de l'année civile et à la fin de chaque année scolaire.

Avec un petit effort, vous pouvez récolter des avantages à long terme et gagner du temps en organisant vos documents papier importants.