Comment rédiger des lettres de réprimande sur le rendement des employés
Contenu
- Composantes des lettres de réprimande
- L'importance des signatures
- Donner une occasion de réponse aux employés
- Exemple de lettre de réprimande
- Exemple de lettre de réprimande n ° 1 (version texte)
- Exemple de lettre de réprimande n ° 2 (version texte)
- Accusé de réception de l'employé
Les lettres de réprimande sont des lettres écrites par le superviseur pour fournir une déclaration officielle d'un problème de rendement qu'un employé doit améliorer. Les lettres de réprimande sont souvent une étape du processus formel de mesures disciplinaires qui peuvent entraîner des mesures disciplinaires supplémentaires pour l'employé jusqu'à et y compris la cessation d'emploi si l'employé ne s'améliore pas.
Les lettres de réprimande sont un élément important de la documentation d'un problème de rendement des employés pour l'employé et l'employeur. Des lettres de réprimande écrites indiquent clairement et spécifiquement la performance qui doit s'améliorer et les conséquences si la performance ne s'améliore pas.
Ces lettres d'affaires officielles suivent généralement après toute tentative de coaching verbal par un superviseur. Cependant, ils se présentent fréquemment avant une correction verbale à l'employé, appelée avertissement verbal ou avertissement verbal formel. Toutes les étapes doivent se concentrer sur le problème de performances ou les problèmes de performances associés.
Composantes des lettres de réprimande
Les lettres de réprimande efficaces ont plusieurs éléments en commun. Ils doivent avoir un énoncé clair du problème ou du problème de performance que l'employé doit améliorer. Il pourrait énumérer plusieurs exemples de façons dont l'employé peut modifier sa performance pour se conformer aux attentes de performance. Donner des exemples donne à l'employé une image partagée - une signification partagée - autour des attentes du superviseur et de l'entreprise.
Le cas échéant, incluez un calendrier dans lequel la performance de l'employé doit s'améliorer. Cette référence peut prendre la forme d'une date d'échéance ou d'une date de fin à laquelle le superviseur réévaluera la performance de l'employé.
Expliquez comment la non-performance affecte non seulement l'employé mais aussi le lieu de travail et le succès de l'organisation. Donnez une déclaration claire sur les conséquences auxquelles un employé peut s'attendre si ses performances ne s'améliorent pas, comme décrit dans la lettre de réprimande.
L'importance des signatures
La signature du superviseur ou du responsable de l'employé est importante en matière de réprimande. La lettre contient généralement une déclaration selon laquelle la signature de l'employé indique qu'il a reçu la lettre. Il n'indique pas nécessairement qu'ils sont d'accord avec son contenu. Vous devez être précis dans le libellé afin que l'employé comprenne qu'il accuse réception et non un acte répréhensible.
Donner une occasion de réponse aux employés
Vous devez donner à l'employé l'occasion de répondre aux questions soulevées dans la lettre de réprimande. L'opposition doit être écrite, datée et signée par l'employé. L'employé peut être d'accord, en désaccord, exprimer une contrition, etc. Les réfutations écrites par l'employé sont jointes aux lettres de réprimande originales.
Exemple de lettre de réprimande
Ceci est un exemple de lettre de réprimande. Téléchargez le modèle de lettre de réprimande (compatible avec Google Docs et Word Online) ou voir ci-dessous pour plus d'exemples.
Exemple de lettre de réprimande n ° 1 (version texte)
À: Jeffery Jones
De: George Peterson
Date: 1 septembre 2018
Objet: Lettre de réprimande
Il s'agit d'une lettre de réprimande officielle pour vous informer que votre performance n'atteint pas les niveaux de contribution attendus. Dans votre travail en tant qu'expert technique pour le support client, les attentes du poste ont été développées par l'ensemble du groupe d'experts du support technique et leur responsable. Cela signifie qu'ils sont la norme acceptée pour les performances de chaque expert du support technique.
Vous ne parvenez pas à effectuer les opérations suivantes.
- Le nombre de clients que vous servez en une semaine est de 30% inférieur à la norme que les autres experts du support technique respectent.
- Le degré de difficulté des problèmes auxquels vous choisissez de répondre est inférieur de 40% à la norme atteinte par le reste du personnel.
- La durée que les clients passent au téléphone avec vous dépasse le reste du personnel de 25%.
Comme vous pouvez le voir, dans les trois mesures de performance les plus importantes pour votre travail, vous ne réussissez pas. Votre superviseur vous a parlé à plusieurs reprises et vous avez reçu une formation supplémentaire. Par conséquent, nous pensons que vous n'êtes pas disposé à jouer. Cela affecte négativement la charge de travail du reste du personnel technique.
Nous devons voir une amélioration immédiate dans les trois domaines de la performance ou des mesures disciplinaires supplémentaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Nous croyons que vous pouvez vous améliorer. Nous devons voir une amélioration immédiate.
George Peterson, superviseur
Marian Demark, directrice des ressources humaines
Exemple de lettre de réprimande n ° 2 (version texte)
À: Linda Rodriguez
De: Mary Wilmont
Date: 1 septembre 2018
Objet: Lettre de réprimande
Le but de cette lettre de réprimande est de vous aviser officiellement que votre présence nuit à votre capacité de terminer votre travail. Bien que les employés salariés et exonérés ne soient pas tenus de travailler des heures spécifiques, une semaine de travail de quarante heures est standard et attendue.
Vous ne vous êtes pas présenté au travail au moins un jour par semaine depuis le début de votre nouvel emploi et ne travaillez que trente-deux heures par semaine. Votre responsable vous a informé de la disponibilité des congés FMLA pour des problèmes médicaux personnels ou familiaux. Il vous a également demandé si vous avez besoin d'un logement afin de pouvoir effectuer efficacement votre travail.
Il vous a suggéré de visiter le service des ressources humaines pour discuter de ces questions et de votre présence. Vous avez refusé les trois opportunités que nous vous avons proposées pour vous aider à améliorer ces mauvaises performances.
La réalité est que vous ne pouvez pas effectuer votre travail en moins de quarante heures. Il vous manque des délais pour vos affectations de travail et votre retard affecte négativement le travail de vos collègues du service marketing. Ils ne respectent pas leurs délais en raison de votre incapacité à effectuer.
De plus, votre travail inachevé lorsqu'il est assigné à vos collègues met leur charge de travail en surcharge car ils ont déjà des emplois qui nécessitent quarante heures de travail par semaine. C'est injuste et nous ne tolérerons pas ces impacts négatifs sur le lieu de travail dès maintenant.
Nous devons voir une amélioration immédiate de votre présence ou nous mettrons fin à votre emploi. Cela signifie que vous devez vous présenter au travail cinq jours par semaine. Si vous ne vous présentez pas au travail cinq jours par semaine, vous ne pourrez pas atteindre les objectifs pour lesquels vous avez été employé.
Nos politiques standard sur les congés payés vous accordent six jours de maladie payés et deux jours de congé personnel que vous devez utiliser sur une année. Vous devez demander les jours de vacances à l'avance.
Vous avez déjà utilisé quatre de vos jours de maladie et tous vos jours personnels avec vos absences actuelles. Nous ne prévoyons pas de vous accorder plus de temps. Cela ne vous laisse que deux jours de maladie et vos congés payés que vous devez demander à l'avance.
Si vous avez une absence supérieure à votre temps libre disponible, nous mettrons fin à votre emploi. Nous espérons que vous comprenez à quel point vous êtes près de perdre votre emploi. Vous ne recevrez plus d'avertissement.
Cordialement,
Mary Wilmont, gestionnaire
Thomas Credence, directeur des ressources humaines
Accusé de réception de l'employé
Il est important de créer une trace papier des actions de réprimande des employés. Ce processus permet de prouver que l'employé a reçu un avis adéquat des problèmes et que des mesures, telles que des conseils, ont été prises pour remédier à la situation.
Un simple accusé de réception pour information précise que l'employé a reçu une réprimande.
