Quelles informations sont stockées dans les dossiers médicaux des employés?
Contenu
Le dossier médical de l'employé est le référentiel de tout ce qui a à voir avec la santé, les prestations de santé, les congés liés à la santé des employés, ainsi que la sélection et la couverture des avantages pour l'employé. L'employeur tient un dossier médical séparément pour chaque employé. Le contenu de ces fichiers n'est jamais mêlé à aucun autre fichier d'employé tel que le fichier personnel.
Le dossier médical contenant des informations sensibles et confidentielles, il doit résider dans un lieu sûr, verrouillé et inaccessible. Le classeur qui abrite les dossiers médicaux des employés devrait également être verrouillé et le personnel des RH devrait avoir les seules clés. L'accès aux dossiers médicaux des employés est réservé au personnel des ressources humaines uniquement.
La loi de 1996 sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) oblige les employeurs à protéger les dossiers médicaux des employés de manière confidentielle; les dossiers médicaux doivent être conservés séparément et séparément des autres dossiers commerciaux. Ne conservez jamais les dossiers médicaux des employés dans le dossier personnel de l'employé.
En raison de la confidentialité des informations, les enregistrements doivent être isolés des fichiers auxquels les employés tels que les superviseurs ou les gestionnaires peuvent accéder. (En fait, cela est également recommandé pour les dossiers du personnel en général - ne donnez accès qu'au personnel des RH.)
Contenu du dossier médical de l'employé
Ce sont les types d'articles qui doivent être conservés en lieu sûr dans le dossier médical de l'employé. En cas de doute, optez pour la protection des informations médicales de vos employés.
- Demandes et formulaires d'assurance maladie
- Formulaires et demandes d'assurance-vie
- Informations sur le bénéficiaire désigné
- Les demandes de tout autre avantage pour les employés qui pourraient nécessiter des informations médicales telles qu'une assurance vision
- Demandes de congés pour raisons médicales rémunérées ou non
- Rapports de la Family Medical and Leave Act (FMLA) et demandes et documents connexes
- Documents FMLA signés par un médecin
- Documentation sur les maladies d'un membre de la famille ou d'un enfant pour lequel vous demandez du temps FMLA pour fournir des soins continus
- Documents de congé médicalement liés pour les employés qui ne sont pas admissibles à un congé de la FMLA
- Examens médicaux, notes, correspondance et recommandations
- Excuses liées à des raisons médicales pour l'absentéisme ou le retard d'un médecin
- Restrictions médicales liées à l'emploi avec documentation du médecin recommandé
- Rapports d'accident et de blessure, y compris les documents requis par l'OSHA
- Rapports d'indemnisation des accidents du travail ou maladie
- Tout autre formulaire ou document contenant des informations médicales privées concernant un employé
Si vous gardez ces fichiers confidentiels, vos employés vous feront confiance et vous respecterez l'esprit et l'importance de la loi.
Veuillez noter que les informations fournies, bien qu'autorisées, ne sont pas garanties pour leur exactitude et leur légalité. Le site est lu par un public mondial et les lois et réglementations en matière d'emploi varient d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre. Veuillez demander une assistance juridique, ou l'assistance des ressources gouvernementales d'État, fédérales ou internationales, pour vous assurer que votre interprétation juridique et les décisions sont correctes pour votre emplacement. Ces informations sont destinées à fournir des conseils, des idées et de l'aide.
