Gestion de projet de base 101

Contenu

• Qu'est-ce que la gestion de projet?
• Les éléments d'un projet
• L'élément le plus important: la portée
• Ressources
• Temps
• Argent
• La gestion de projet est un art et une science

La gestion de projet est l'un des éléments les plus critiques d'une entreprise prospère. Il affecte les revenus et les passifs et interagit en fin de compte avec la satisfaction et la rétention des clients ou des clients. Votre entreprise peut n'avoir qu'un seul projet en cours à la fois, tandis que d'autres grandes sociétés et entités peuvent jongler avec plusieurs projets à la fois. De par leur nature même, les projets sont temporaires.

Les projets sont un moyen d'atteindre un objectif, et l'objectif sera finalement atteint. Votre entreprise peut passer à un autre projet ... ou non. C'était peut-être un objectif unique.

Les projets suscitent un besoin croissant de main-d'œuvre. Le Project Management Institute a estimé qu'au cours de la période 2010-2020, plus de 15 millions de nouveaux postes de gestion de projet seraient créés dans le monde.

Qu'est-ce que la gestion de projet?

La gestion de projet n'est pas la totalité du fonctionnement de votre entreprise. Ce n'est qu'un segment, un projet spécifié avec un plan détaillé sur la façon dont vous et votre entreprise allez atteindre cet objectif. C'est un plan détaillé en une série d'étapes, chacune aussi importante que les autres. Vous devez en obtenir un pour passer correctement au suivant.

Considérez la gestion de projet comme une échelle que vous devez gravir. Vous ne pouvez pas sauter au sommet. Vous devez le prendre échelon par échelon pour une efficacité maximale. Votre équipe doit appliquer les outils mis à sa disposition ainsi que son expertise et ses connaissances pour exécuter chaque étape et passer à la suivante.

Il est assez facile de dire que vous voulez vous rendre à la case A, vous allez donc faire 25 pas dans cette direction. Mais vous devez également prendre en compte les considérations de temps dans votre plan de projet, et vous devez très probablement travailler dans le cadre d'un budget. Vous pouvez parcourir ces 25 étapes ou faire du jogging. Cela dépend de la rapidité avec laquelle vous devez vous y rendre pour mener à bien le projet. Vous pouvez économiser de l'argent en voyageant à pied ou vous pouvez louer un chauffeur. Cela dépend du budget que vous avez consacré au projet.

Il n'y a pas d'approche, de système ou de plan unique. Chaque projet que vous et votre entreprise entreprenez aura probablement son calendrier, son objectif et son budget. C'est pourquoi il est si important d'avoir un chef de projet avisé et talentueux pour diriger le spectacle.

Les éléments d'un projet

Un chef de projet réussi doit gérer simultanément quatre éléments de base d'un projet. Ces éléments sont interdépendants.

• Portée: Cela implique la taille, les objectifs et les exigences du projet.
• Ressources:Vous aurez besoin de personnes, d'équipement et de matériel en place.
• Temps: Cela ne concerne pas seulement le temps que prendra globalement le projet. Il doit être décomposé en durées de tâches, dépendances et chemin critique.
• Argent:Ayez une solide compréhension des coûts, des imprévus et des bénéfices.

L'élément le plus important: la portée

La portée du projet est la définition de ce que le projet est censé accomplir et les budgets de temps et d'argent qui ont été créés pour atteindre ces objectifs. Toute modification de la portée du projet doit avoir un changement correspondant dans le budget, le temps, les ressources ou les trois.

Si la portée du projet est de construire un bâtiment pour abriter trois widgets avec un budget de 100 000 $, le gestionnaire de projet devrait le faire. Si la portée est modifiée en un bâtiment pour quatre widgets, le chef de projet doit obtenir un changement approprié de temps, d'argent et de ressources.

Ressources

La compréhension et la gestion des ressources comportent trois aspects: les personnes, l'équipement et le matériel.

Un chef de projet réussi doit gérer efficacement les ressources affectées au projet, y compris les membres de l'équipe de projet, le personnel des fournisseurs et les sous-traitants. Il doit s'assurer que ses employés ont les compétences et les outils dont ils ont besoin pour terminer le travail, et il doit continuellement vérifier s'il a suffisamment de personnes en place pour terminer le projet dans les délais. Son travail consiste à s'assurer que chaque personne comprend la tâche et les délais du projet.

Le membre senior de chaque groupe d'employés rend compte au chef de projet lorsqu'il gère des employés directs, mais les employés peuvent également avoir un supérieur hiérarchique qui fournit une direction technique. Dans une situation de gestion matricielle comme une équipe de projet, le travail du chef de projet est de fournir une direction de projet aux supérieurs hiérarchiques. La gestion des sous-contrats de travail signifie généralement la gestion du chef d'équipe pour les travailleurs sous-traités, qui à leur tour gèrent ces travailleurs.

Un chef de projet doit souvent se procurer de l'équipement et du matériel et gérer également leur utilisation afin que l'équipe puisse fonctionner efficacement. Il est responsable d'avoir l'équipement et les matériaux appropriés au bon endroit au bon moment.

Temps

Les trois éléments d'une gestion du temps réussie sont les tâches, le calendrier et le chemin critique.

Construisez le calendrier du projet en répertoriant, dans l'ordre, toutes les tâches qui doivent être terminées. Certains doivent être effectués séquentiellement tandis que d'autres peuvent se chevaucher ou être réalisés en tandem. Attribuez une durée à chaque tâche. Allouez les ressources requises. Déterminez les prédécesseurs (quelles tâches doivent être terminées avant les autres) et les successeurs, les tâches qui ne peuvent démarrer qu'après la fin de chaque autre tâche. Cet aspect de la gestion de projet est parfois appelé gestion de la cascade car une tâche se succède dans un ordre plus ou moins séquentiel.

Le logiciel de gestion de projet peut simplifier la tâche de création et de gestion du calendrier du projet.

Certaines tâches ont un peu de flexibilité dans leurs dates de début et de fin requises. C'est ce qu'on appelle «flotteur». D'autres tâches n'ont aucune flexibilité. Ils ont zéro flotteur. Une ligne à travers toutes les tâches avec zéro flottant est appelée chemin critique. Toutes les tâches de ce chemin - et il peut y avoir plusieurs chemins parallèles - doivent être terminées à temps si le projet doit arriver dans les délais. La tâche clé de gestion du temps du chef de projet consiste à surveiller le chemin critique.

Argent

Les trois considérations dans la gestion de l'argent sont les coûts, les imprévus et les bénéfices.

Chaque tâche a un coût, qu'il s'agisse des heures de travail d'un programmeur informatique ou du prix d'achat d'un mètre cube de béton. Chacun de ces coûts est estimé et totalisé lors de la préparation du budget du projet.

Certaines estimations seront plus précises que d'autres. Le budget du projet devrait donc inclure une allocation pour imprévus - l'argent mis de côté dans le budget «au cas où» le coût réel d'un article est très différent de l'estimation.

Le profit est l'argent que l'entreprise veut tirer de la tâche. Cela s'ajoute au coût.

Ainsi, un budget de projet est composé du coût estimé, plus l'éventualité, plus tout profit. Le travail du chef de projet consiste à maintenir le coût réel au niveau ou en dessous du coût estimé et à maximiser les bénéfices que l'entreprise réalise sur le projet.

La gestion de projet est un art et une science

Une gestion de projet réussie prend de la pratique. Ces idées peuvent vous donner une compréhension de base de la gestion de projet mais ne la considérez que comme un début. Si votre travail ou cheminement de carrière comprend la gestion de projet et si vous souhaitez améliorer vos compétences, parlez à des chefs de projet performants, lisez et pratiquez. La gestion de projet peut être une carrière très enrichissante.