Utilisation de jalons dans la gestion de projet
Contenu
- Quand utiliser les jalons du projet
- À quelle fréquence mettre des jalons dans votre plan
- Comment les jalons sont représentés sur votre diagramme de Gantt
- Comment nommer les jalons
- Comment obtenir des jalons approuvés
- Utiliser des jalons pour la communication
L'une des caractéristiques déterminantes d'un projet est qu'il dure pendant une période de temps fixe. Cela pourrait aller de quelques semaines à plusieurs années, et dans certains cas, pour des projets de construction à grande échelle ou des travaux publics, des décennies.
Pour suivre les progrès en cours de route et s'assurer que les principaux livrables sont atteints conformément au calendrier, les chefs de projet utilisent des jalons.
Un jalon de projet est une tâche d'une durée de zéro qui signifie la réalisation du projet. Ils sont utilisés comme un moyen de montrer les progrès et les progrès et de montrer aux gens ce qui se passe, même s'ils n'ont pas une connaissance détaillée des tâches impliquées pour y arriver. À cet égard, ils sont très utiles pour la communication avec les parties prenantes et la définition des attentes.
Quand utiliser les jalons du projet
Les jalons de la gestion de projet permettent de marquer:
- Le début de phases importantes de travaux
- La fin de phases de travaux importantes
- Délais
- Lorsqu'une décision importante est prise
- Autres points fixes dans le temps qui doivent être appelés spécifiquement
À quelle fréquence mettre des jalons dans votre plan
Un cours de formation pourrait recommander de mettre des jalons dans votre plan environ une fois par mois. C'est bien et une bonne règle de base, mais vous devez utiliser votre jugement professionnel. Certains mois pourraient avoir beaucoup d'activité avec des réunions importantes marquées comme des jalons, des décisions prises et la clôture d'une phase et le début d'une autre.
Dans d'autres mois, vous pourriez vous concentrer sur l'exécution, avec très peu, voire rien, sur lequel vous pouvez accrocher un jalon.
À des fins de reporting, il est utile de créer une raison pour avoir un jalon au moins une fois dans chaque cycle de reporting.
Comment les jalons sont représentés sur votre diagramme de Gantt
Les jalons sont l'un des composants d'un diagramme de Gantt et sont représentés sur le graphique comme un diamant. Ils ne sont pas présentés comme une tâche normale car ils ont une durée de zéro: en d'autres termes, ils ne prennent pas de temps. Aux fins de la planification sur un diagramme de Gantt, ils se produisent simplement.
Si vous n'utilisez pas de diagrammes de Gantt, vous pouvez toujours utiliser des jalons. Voici 5 alternatives aux diagrammes de Gantt: vous pouvez toujours incorporer des jalons dans votre plan en les utilisant.
Si vous souhaitez rester personnellement organisé et que votre logiciel de gestion de projet n'est pas entièrement intégré à votre calendrier, vous pouvez copier et coller les dates clés dans votre agenda. Selon la façon dont vous aimez travailler, cela peut vous rappeler ce qui devrait arriver.
Comment nommer les jalons
Les jalons doivent avoir une description claire de votre calendrier de projet, mais pas une qui implique qu'ils sont une tâche. Il ne faut donc pas les appeler "Obtenir un accord pour passer à la phase 2", mais "La phase 2 commence". Si vous souhaitez refléter l'effort d'obtenir un accord pour passer à la phase 2, ajoutez une tâche juste avant le jalon pour la couvrir.
Les jalons doivent décrire le moment qu'ils représentent comme ceci:
- Phase de test terminée
- PID approuvé
- Contrat signé
De nombreux chefs de projet choisissent également de numéroter leurs jalons pour en faciliter la consultation. Si vous utilisez une structure de répartition du travail, vous pouvez utiliser la numérotation de celle-ci. Sinon, c'est bien d'utiliser M1, M2 et ainsi de suite pour préciser ce à quoi vous faites référence. Une structure de dénomination claire devient plus importante à mesure que le nombre d'étapes augmente, alors réfléchissez à la façon dont vous allez procéder si votre projet se déroule sur plusieurs mois.
Comment obtenir des jalons approuvés
Les jalons font partie de votre calendrier de projet, donc lorsque votre calendrier est établi, vous devez considérer que vos jalons ont été approuvés.
Si vous devez modifier les dates de vos jalons, vous devez utiliser votre procédure de contrôle des modifications standard pour apporter des ajustements à votre plan. Cela peut être aussi simple que de discuter avec votre sponsor de projet et de lui faire savoir pourquoi les dates doivent changer, ou aussi formel que de préparer un nouveau calendrier recommandé et de le soumettre à un comité de planification pour l'avoir ratifié.
Il est préférable de déterminer le cas échéant votre processus de signature d'étape avant de devoir l'utiliser, afin de ne pas perdre de temps lorsque vous devez apporter une modification.
Utiliser des jalons pour la communication
Les jalons sont utiles pour la communication et les rapports car ils représentent les points de contrôle minimum dans le plan. En d'autres termes, si vous avez supprimé toutes les autres tâches, vous pouvez toujours voir ce qui se passe et faire avancer le projet en utilisant uniquement les jalons.
Vous devriez pouvoir retirer les jalons et les mettre sur un tableau de bord ou un rapport de projet. Ils doivent raconter l'histoire du projet avec suffisamment de détails pour satisfaire les personnes dont vous relevez, normalement votre parrain de projet ou un autre groupe de direction tel que le groupe de pilotage (ou le comité de projet). Chaque mois, ou à la fréquence de rapport que vous utilisez, vous pouvez indiquer les jalons atteints.
Le rapport par rapport aux jalons est assez simple et se fait souvent sous forme de tableau. Vous répertoriez la description du jalon, la date à laquelle elle devait arriver, puis la nouvelle date prévue. Lorsque le jalon est atteint et peut être marqué comme terminé, vous ajoutez également cette date. J'espère que ce sera la même que la date prévue, mais les projets ne fonctionnent pas toujours comme ça.
Un tableau comme celui-ci indique clairement ce qui a été achevé et ce qui est exceptionnel. Vous pourrez planifier la réponse à la question "Pourquoi n'avons-nous pas atteint ce jalon?" avant de partir rencontrer votre parrain ou envoyer le rapport.
Lorsque votre plan de projet est très long et que vous avez de nombreux jalons, il vous sera plus facile de laisser tomber les jalons terminés à chaque cycle de rapport. Signalez uniquement les étapes à venir ou terminées ce mois-ci: le mois prochain, supprimez tout ce qui a été achevé le mois dernier, de sorte que vous n'ajoutez pas constamment à la longueur du rapport en informant les gens du travail qu'ils savent déjà terminé.
Les jalons sont un outil de gestion de projet très utile pour la planification, l'ordonnancement et les rapports et ils sont faciles à utiliser. Mettez-en dans votre prochain plan de projet, suivez-les et vous découvrirez quelle fréquence vous convient le mieux.
Comme pour tout ce qui concerne la gestion de projet, utilisez-les de manière flexible pour obtenir le résultat souhaité, en utilisant ces conseils et directives pour éclairer vos propres décisions.
