Comment formater un message électronique professionnel

Contenu

• Objet
• Salutation
• Le corps du message
• Formatez votre message électronique
• Inclure une signature électronique
• N'oubliez pas les pièces jointes
• Modèle de message électronique
• Modèle de message électronique
• Exemple de message électronique professionnel (texte uniquement)

Lorsque vous envoyez une demande concernant un emploi ou postulez à un emploi, il est important de formater votre e-mail de manière aussi professionnelle que vous le feriez pour toute autre lettre commerciale. Après tout, tout le monde - recruteurs et responsables du recrutement inclus - reçoit beaucoup d'e-mails. Assurez-vous que vos e-mails se démarquent à cause du contenu, et non à cause d'erreurs bâclées, d'un mauvais formatage ou d'un langage trop décontracté.

Utilisez une police lisible dans une taille de 10 ou 12 points dans vos e-mails. Envoyez des e-mails liés à la recherche d'emploi à partir d'une adresse e-mail professionnelle. Idéalement, votre adresse e-mail doit simplement inclure une combinaison de votre prénom et nom ou de votre première initiale et nom. Voici ce qu'il faut inclure lors de l'envoi de correspondance de recherche d'emploi et le format de message électronique que vous devez utiliser lorsque vous envoyez des messages électroniques liés à l'emploi.

Objet

N'oubliez pas d'inclure une ligne d'objet dans votre e-mail.

Si vous oubliez d'en inclure un, votre message ne sera probablement même pas ouvert. Utilisez la ligne d'objet pour résumer pourquoi vous envoyez un e-mail. Quelques exemples de lignes d'objet solides:

• Candidature pour Marketing Associate - Jane Smith
• Demande d'entrevue d'information
• Merci - Entretien de Marketing Associate
• Référé par [nom de la personne] pour [entretien d'information, discussion sur XYZ, etc.]

Salutation

Si vous avez une personne de contact, adressez votre e-mail à Dear Mr./Ms. Nom de famille. Si possible, découvrez le nom du responsable du recrutement. Ces informations sont parfois incluses dans la liste des emplois. Si ce n'est pas le cas, utilisez des sites comme LinkedIn pour déterminer la personne à contacter ou consultez le site Web de l'entreprise pour plus d'informations.

S'il y a un numéro de contact, vous pouvez également appeler la réception de l'entreprise et voir si la réceptionniste peut fournir des informations.

Vérifiez également votre propre réseau: connaissez-vous quelqu'un qui travaille dans l'entreprise et pourrait être en mesure de partager plus d'informations?

Si vous n'avez pas le nom de la personne de contact, adressez simplement votre e-mail à Dear Hiring Manager. Une autre option consiste à ne pas inclure de salutation et à simplement commencer par le premier paragraphe de votre message.

Le corps du message

Copiez et collez votre lettre de motivation dans l'e-mail ou écrivez votre lettre de motivation dans le corps d'un e-mail. Si l'offre d'emploi vous demande d'envoyer votre CV en pièce jointe, envoyez-le en format PDF ou Word. Lorsque vous vous renseignez sur les postes disponibles ou le réseautage, indiquez clairement pourquoi vous écrivez et le but de votre message électronique.

Formatez votre message électronique

Votre e-mail doit être formaté comme une lettre commerciale typique, avec des espaces entre les paragraphes et sans fautes de frappe ou erreurs grammaticales. Ne confondez pas la longueur avec la qualité - restez bref et précis. Évitez les phrases trop compliquées ou trop longues. Faites en sorte que les destinataires des e-mails puissent parcourir rapidement vos e-mails et savoir pourquoi vous envoyez des e-mails.

Relisez-le, comme vous le feriez pour toute autre correspondance. Si vous êtes vraiment préoccupé par les fautes de frappe, pensez à imprimer le brouillon de l'e-mail. Souvent, il est plus facile de détecter les fautes de frappe et les erreurs grammaticales sur une copie papier que lors de la révision sur un écran. Consultez le modèle d'e-mail et l'exemple d'e-mail ci-dessous pour voir à quoi devrait ressembler votre message.

Inclure une signature électronique

Il est important de créer une signature électronique et d'inclure votre signature dans chaque message que vous envoyez. Incluez votre nom complet, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone dans votre signature e-mail, afin que le responsable du recrutement puisse voir, en un coup d'œil, comment vous contacter. Vous pouvez également inclure un lien vers votre page de profil ou site Web LinkedIn afin que les recruteurs et les responsables du recrutement puissent facilement trouver plus d'informations sur vous.

N'oubliez pas les pièces jointes

L'envoi d'un e-mail de recherche d'emploi implique souvent de joindre des fichiers, un CV, un portfolio ou tout autre exemple de travail. Assurez-vous de vérifier que vous avez joint tous les fichiers mentionnés dans votre e-mail avant de cliquer sur le bouton "envoyer".

Modèle de message électronique

Le modèle d'e-mail suivant répertorie les informations que vous devez inclure dans les e-mails que vous envoyez lors de la recherche d'emploi. Utilisez le modèle comme guide pour créer des e-mails personnalisés à envoyer aux employeurs et aux relations.

Modèle de message électronique

Objet de l'e-mail: Poste de directeur de magasin - Votre nom

Salutation:

Cher Mr./Ms. Nom ou cher responsable du recrutement:

Premier paragraphe:

Le premier paragraphe de votre lettre doit contenir des informations sur les raisons pour lesquelles vous écrivez. Soyez clair et direct - si vous postulez pour un emploi, mentionnez le titre du poste. Si vous souhaitez un entretien d'information, indiquez-le dans vos premières phrases.

Paragraphe du milieu:

La section suivante de votre e-mail doit décrire ce que vous avez à offrir à l'employeur ou, si vous écrivez pour demander de l'aide, quel type d'assistance vous recherchez.

Paragraphe final:

Terminez votre lettre de motivation en remerciant l'employeur de vous avoir considéré pour le poste ou votre lien pour vous aider dans votre recherche d'emploi.

Signature électronique:

Prénom nom de famille

Adresse e-mail

Téléphone

Profil LinkedIn (facultatif)



Exemple de message électronique professionnel (texte uniquement)

Matière: Recherche de postes de professeurs auxiliaires - Votre nom

Cher Mr./Ms./Dr. Nom de famille,

Je vous écris aujourd'hui pour vous informer de la possibilité de postuler pour un poste d'assistant d'enseignement dans votre université. Cet été, je déménagerai dans votre région. Le Dr Nelson m'a donné votre nom, qui était l'un de mes professeurs à l'Université des royaumes du Nord.

Je suis titulaire d’une maîtrise en études autochtones de l’Université des royaumes du Nord et j’ai assisté à plusieurs cours tout en terminant mon diplôme.

De plus, je souhaite en savoir plus sur votre doctorat. programme en histoire de l'Amérique du Nord. Peut-être pouvons-nous planifier une réunion pour que je puisse en savoir plus sur le programme.

J'ai joint mon CV pour votre lecture. Merci pour votre temps et j'espère avoir de vos nouvelles bientôt.

Prénom nom de famille
Adresse e-mail
Téléphone
Profil LinkedIn (facultatif)