Lignes directrices professionnelles pour la rédaction de lettres et de courriels
Contenu
- Lignes directrices professionnelles pour la rédaction de lettres et de courriels
- Informations de contact
- Salutation
- Corps de la lettre
- Fermeture
- Signature
- Comment adresser une lettre
- Formatage de votre correspondance
- Lignes directrices pour la rédaction de lettres
- Exemples et modèles
- Relecture et vérification orthographique
Quelle est la meilleure façon d'écrire une lettre professionnelle - avec une lettre papier ou un e-mail? L'un n'est vraiment pas meilleur que l'autre. Dans certains cas, il est logique de communiquer par e-mail et parfois vous devrez peut-être envoyer une lettre typée, imprimée et signée traditionnelle. Quel que soit votre choix, il est important de suivre les meilleures directives professionnelles de rédaction de lettres et d'e-mails et de format.
Le courrier électronique est plus rapide et plus facile, mais certains e-mails ne sont jamais ouverts et, selon la personne à qui vous écrivez et la raison pour laquelle vous écrivez, vous devrez peut-être envoyer une lettre dactylographiée et signée ou même la télécharger en ligne.
Le type de message que vous choisissez dépend de la personne avec laquelle vous communiquez et du but de votre correspondance.
Lignes directrices professionnelles pour la rédaction de lettres et de courriels
Toutes les lettres bien écrites comprennent plusieurs sections. Les informations que vous incluez dans chaque section et le format général varient selon que vous envoyez une lettre dactylographiée ou un e-mail.
Il est essentiel que vous connaissiez les différentes parties d’une lettre et ce qui doit être indiqué dans chacune. Vous devez également savoir comment adresser et signer les communications dactylographiées et par e-mail. Les différentes parties d'une lettre sont les suivantes:
- Informations de contact
- Salutation (salut)
- Corps de la lettre
- Fermeture
- Signature
Informations de contact
La façon dont vous incluez vos coordonnées sera différente selon la façon dont vous envoyez votre lettre. Dans un e-mail, vos coordonnées seront à la fin du message, alors que dans une lettre écrite, vos coordonnées se trouvent en haut de la page. Voici ce qu'il faut inclure dans votre section d'informations de contact, ainsi que des exemples de lettres et de courriels dactylographiés.
Salutation
La salutation est la section d'accueil de votre lettre avec quelque chose comme «Cher M. Peterson» ou «À qui cela peut concerner». Voici une liste d'exemples de salutation de lettres qui fonctionnent bien pour la correspondance professionnelle.
Corps de la lettre
Le corps de votre lettre comprendra plusieurs paragraphes. Le premier paragraphe devrait inclure une introduction et une brève explication de votre raison d'écrire. Le deuxième paragraphe (et tous les paragraphes suivants) devrait expliquer davantage vos raisons d'écrire. Le dernier paragraphe doit soit demander une action au lecteur, si vous demandez quelque chose, soit indiquer comment vous allez donner suite. Assurez-vous de clarifier le but de votre lettre. Le lecteur devra savoir ce que vous demandez et comment il peut vous aider. Ou, si vous proposez des services ou de l'aide, assurez-vous que ce que vous pouvez fournir est clair.
Fermeture
Une lettre est fermée avec un terme comme "Cordialement" ou "Sincèrement" suivi d'une virgule, puis votre signature si vous envoyez une lettre dactylographiée. Si vous envoyez un e-mail, tapez simplement votre nom après la fermeture.
Signature
La touche finale à votre lettre est votre signature, qui, dans un message électronique, comprendra vos coordonnées.
Comment adresser une lettre
Il est important de s'adresser officiellement à la personne à qui vous écrivez, à moins que vous ne la connaissiez très bien.
Formatage de votre correspondance
Maintenant que vous disposez de toutes les informations nécessaires à inclure dans votre message, passez en revue le format standard à utiliser pour les lettres et les e-mails.
Lignes directrices pour la rédaction de lettres
L'étape suivante consiste à peaufiner votre lettre. Il devrait y avoir beaucoup d'espace entre les paragraphes et le haut et le bas de la page. Vous souhaitez également sélectionner un style et une taille lisibles et professionnels de la police. Ce que vous dites dépendra de la raison pour laquelle vous écrivez, alors assurez-vous d'adapter votre lettre à votre situation personnelle et professionnelle.
Exemples et modèles
L'utilisation d'un modèle est un excellent moyen de commencer votre propre lettre ou e-mail, car vous commencez avec le format de base en place. Remplissez simplement vos informations dans la section appropriée de la lettre.
La consultation d'exemples est également utile, car vous aurez des idées sur ce que vous pourrez dire dans votre propre correspondance.
Relecture et vérification orthographique
Enfin, avant d'imprimer ou de télécharger votre lettre ou d'envoyer votre e-mail, vérifiez l'orthographe, la grammaire et relisez-la.
Un conseil pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreur est de le lire à haute voix. Vous remarquerez peut-être les erreurs que vous avez manquées en lisant uniquement.
