Remboursement du kilométrage des employés

Contenu

• Taux de remboursement des miles de l'entreprise
• Remboursement des employés du gouvernement
• Exigences de remboursement des frais d'automobile
• Autres façons pour les employeurs d'indemniser les employés pour leurs dépenses d'automobile
• Conséquences fiscales pour les remboursements de miles
• Dépenses automobiles non remboursées

Le remboursement des employés pour l'utilisation de votre propre automobile variera quelque peu selon l'employeur et le secteur, mais la plupart des organisations rémunèrent les employés à environ le taux de kilométrage standard fixé par l'IRS ou le taux de remboursement des véhicules privés. Le taux est fixé chaque année par la General Services Administration (GSA) sur la base de recherches menées par une société de conseil indépendante concernant les coûts actuels d'utilisation d'un véhicule.

Pour 2020, le taux de kilométrage standard est un taux fixé à 57,5 ​​cents par mile parcouru, contre 58 cents pour 2019. Ce taux standard fixe comprend le coût de l'assurance, de l'immatriculation, du gaz, du pétrole et de l'entretien. conduit beaucoup pour le travail, cela peut entraîner une déduction importante.

Taux de remboursement des miles de l'entreprise

La plupart des employeurs remboursent au taux de l'IRS ou de la GSA, car ils peuvent déduire jusqu'à ce montant à titre de dépense lorsqu'ils produisent leur déclaration de revenus des sociétés, bien qu'il existe d'autres formules fiscales complexes que les employeurs peuvent utiliser. Lorsque les travailleurs qualifiés sont difficiles à trouver pendant les expansions économiques, les employeurs sont plus susceptibles d'offrir des taux de remboursement compétitifs.

L'Internal Revenue Service exige que les remboursements soient effectués séparément du salaire, sans retenue d'impôt. Certains employeurs, par conséquent, traiteront les paiements de dépenses par le biais du système des comptes fournisseurs pour les maintenir séparés de la masse salariale et pour maintenir la conformité avec les lois de l'IRS.

Si votre employeur rembourse au taux GSA ou IRS ou à proximité, vous pouvez être assuré que vous obtenez un accord équitable.

Remboursement des employés du gouvernement

Les employés du gouvernement seront toujours remboursés exactement au taux GSA si l'utilisation d'une voiture privée est autorisée ou si aucun véhicule gouvernemental n'est disponible.

Exigences de remboursement des frais d'automobile

Vous devrez fournir un journal de kilométrage, des reçus d'essence et la documentation de tout autre reçu de dépenses autorisé lié à votre voiture. Sans dossiers détaillés, votre rapport de dépenses peut être rejeté. Ou pire, votre employeur pourrait potentiellement prendre des mesures disciplinaires s'il pense que votre réclamation pourrait être frauduleuse. De nombreux employeurs exigent la tenue de registres contemporains, tout comme l'IRS. N'essayez pas d'estimer votre kilométrage car cela pourrait enfreindre les politiques de votre employeur.

Garder un stylo et du papier dans votre voiture est une méthode, quoique fastidieuse; un meilleur choix est une application de suivi de kilométrage qui suit automatiquement vos voyages dans un journal contemporain que vous pouvez imprimer ou télécharger. C'est un moyen efficace de garder une trace du kilométrage, des points de départ et d'arrivée et de l'objectif commercial du lecteur à inclure dans votre rapport de dépenses.

Autres façons pour les employeurs d'indemniser les employés pour leurs dépenses d'automobile

Selon la Society for Human Resource Management, ce sont des alternatives courantes au remboursement du kilométrage car les moyens pour les employeurs d'indemniser les employés pour les frais de conduite professionnelle sont:

Allocation de voiture plate.Les employeurs accordent aux employés une allocation forfaitaire pour voiture, telle que 400 $ par mois, pour couvrir le coût du carburant, de l'usure, des pneus, etc.

Programmes FAVR.Les employeurs remboursent les employés dans le cadre d'un programme de remboursement à taux fixe et variable (FAVR), dans lequel les employés sont remboursés pour les coûts fixes (tels que l'assurance, les taxes et les frais d'enregistrement) et les frais variables de véhicule (tels que le carburant et l'entretien). Les remboursements sont exonérés d'impôt pour les employés si certaines exigences de comptabilité des dépenses sont respectées.

Conséquences fiscales pour les remboursements de miles

Les remboursements de kilométrage sont considérés comme des débours libres d'impôt par les employeurs tant qu'ils sont documentés et ne dépassent pas vos dépenses réelles. Cependant, votre employeur ne peut pas payer directement les frais d'exploitation comme les réparations ou l'entretien de votre voiture sans conséquences fiscales. D'autres dépenses comme les péages directement liés au transport d'entreprise peuvent être remboursées sans taxes à condition d'avoir des reçus.

Certains employeurs accordent une allocation mensuelle pour les frais d'automobile. Si les employés sont tenus de fournir un relevé des dépenses, ils ne seront imposés que pour tout montant reçu excédant les dépenses enregistrées. Si les employeurs n’exigent pas de documents, l’allocation peut être imposée.

Dépenses automobiles non remboursées

À compter de l'année d'imposition 2018, avec la mise en œuvre de la loi sur les réductions d'impôts et les emplois, les travailleurs ne sont plus en mesure de déduire les dépenses automobiles non remboursées. En 2017 et les années précédentes, ces dépenses étaient déductibles dans la mesure où elles dépassaient 2% du revenu brut ajusté. Ainsi, les travailleurs qui conduiront beaucoup dans le cadre de l'exercice de leurs responsabilités professionnelles devraient évaluer soigneusement les politiques de remboursement de l'entreprise lors de l'examen des offres d'emploi.

Si un employeur ne rembourse généralement pas les frais de voiture, vous pouvez proposer de réduire le salaire en échange du remboursement, car le remboursement sera à l'abri de l'impôt si les dépenses sont documentées de manière appropriée. Vous pouvez également négocier un salaire plus élevé pour tenir compte de la charge fiscale supplémentaire en vertu de la nouvelle loi fiscale.

Selon l'IRS, malgré la suspension de diverses déductions détaillées, les déductions pour dépenses qui sont déductibles dans la détermination du revenu brut ajusté ne sont pas suspendues. Par exemple, les membres d'une composante de réserve des Forces armées des États-Unis (Forces armées), les fonctionnaires des États ou des gouvernements locaux sont payés à titre onéreux et certains artistes interprètes ou exécutants ont le droit de déduire les frais de voyage non remboursés des employés à titre d'ajustement du revenu total. à la ligne 24 de l'annexe 1 du formulaire 1040-3 - (2018), et non comme une déduction détaillée sur l'annexe A du formulaire 1040 (2018), et peut donc continuer à utiliser le taux de kilométrage standard de l'entreprise.

Les informations contenues dans cet article ne sont pas des conseils fiscaux ou juridiques et ne se substituent pas à de tels conseils. Les lois nationales et fédérales changent fréquemment et les informations contenues dans cet article peuvent ne pas refléter les lois de votre propre État ou les modifications les plus récentes de la loi.