Les pratiques de gestion des réunions contribuent à améliorer la productivité

Contenu

• Clé de gestion de réunion - Stand PAT
• Commencez vos réunions à l'heure
• Gardez la réunion sur le sujet
• Conserver et distribuer les notes / minutes de réunion
• The Bottom Line

Nous passons une grande partie de notre vie professionnelle en réunion. Dans de nombreux cas, de mauvaises pratiques de gestion des réunions entraînent une utilisation improductive du temps des participants. Dans un article connexe, nous proposons des conseils pour transformer cinq scénarios de réunion courants en événements productifs. Voici des idées supplémentaires pour soutenir le renforcement de l'utilité, de la productivité et de l'impact des réunions.

Clé de gestion de réunion - Stand PAT

Certains gestionnaires emploient un P.A.T. approche des réunions, nécessitant une Purpose, un UNEgenda, et un Timeframe. Armer les participants avec ces points de contexte critiques avant la session garantit que les gens se présentent prêts à participer et à soutenir l'intention générale de la réunion. Un P.A.T. clair contour aide à assurer une session productive.

Vous devriez être en mesure de définir le but de la réunion en 1 ou 2 phrases au maximum. "Cette réunion vise à planifier la nouvelle campagne de marketing" ou "cette réunion vise à examiner la nouvelle politique d'expédition pour le traitement des retours". Le but permet de s'assurer que tout le monde sait pourquoi ils sont là, ce qui doit être fait et comment guider les progrès et conduire à une conclusion.

Établissez un programme. Énumérez les éléments que vous allez examiner / discuter / inspecter. Nous aimons assigner une limite de temps à chaque point de l'ordre du jour (voir ci-dessous) et identifier la personne chargée de modérer la discussion. Fixez un calendrier; définissez au moins une heure de début et de fin. Nous recommandons également de fixer une durée pour chaque point à l'ordre du jour. Celles-ci doivent totaliser le calendrier global de la réunion.

Commencez vos réunions à l'heure

Si vous travaillez dans l'une de ces cultures où les gens se retrouvent dans les réunions jusqu'à cinq ou dix minutes après l'heure de début prévue, il est temps de lancer une nouvelle tendance. Une entreprise encourage ses dirigeants à fermer la porte à l'heure de début prévue, et ceux qui sont en retard ne sont pas les bienvenus. Bien que cela puisse être plus draconien que vous ne voulez agir, vous ne devriez pas hésiter à ramener la réunion à l'ordre, à revoir le but et à confirmer les attentes et le calendrier.

N'attendez pas que les retardataires se présentent. Lorsque quelqu'un arrive en retard, ne revenez pas sur ce qui a déjà été couvert. Continuez avec vos sujets de réunion. Ce sera gênant pour le retardataire et améliorera ses chances d'arriver à l'heure à la prochaine réunion.

Si l'organisateur / sponsor de la réunion ne se présente pas à l'heure, considérez la réunion comme annulée et reprenez le travail. Une période d'attente de cinq à sept minutes est raisonnable. Il y a de fortes chances que l'organisateur de la réunion ait rencontré une difficulté inattendue et préférerait que vous ne perdiez pas votre temps à l'attendre.

Gardez la réunion sur le sujet

Une bonne pratique consiste à attribuer à quelqu'un le rôle de garder tout le monde sur la bonne voie pendant la réunion. Trop souvent, les discussions dérivent puis se dégradent en un tourbillon d'opinions, d'idées, de faits et d'émotions. Au lieu de cela, attribuez le rôle et informez toutes les personnes présentes que cette personne interviendra si et quand la discussion s'éloigne de l'ordre du jour et du point spécifique de discussion. Dans certaines entreprises, ce rôle est appelé «Traffic Cope», dans d'autres «Topic Keeper». Quel que soit le label, le rôle est extrêmement utile pour renforcer l'efficacité et la productivité de vos réunions.

Si d'autres sujets surgissent qui sont hors de l'ordre du jour mais importants à discuter, ils doivent être clairement saisis et placés dans le «parking» pour examen et discussion futurs ou pour une réunion discrète. Le propriétaire de la réunion se réserve le droit d'autoriser une discussion divergente mineure si elle soutient l'objectif général de la réunion.

Conserver et distribuer les notes / minutes de réunion

Quelqu'un, autre que l'organisateur de la réunion, devrait tenir un procès-verbal de la réunion. Un bon enregistrement du procès-verbal comprendra:

• Heure, date et lieu de la réunion
• Description du but
• Copie de l'ordre du jour
• Liste des participants et une liste de ceux qui n'y ont pas assisté
• Une liste résumée détaillée des conclusions, des mesures à prendre, des responsabilités et des dates d'achèvement. De nombreux preneurs de notes utilisent l'agenda comme guide pour dresser la liste des conclusions et des actions.
• Réunion de suivi prévue si vraiment nécessaire.

Idéalement, distribuez les notes de réunion dès que possible après la fin de la réunion et absolument dans un délai d'un jour ouvrable. Le procès-verbal et les notes constituent un rappel important pour les participants ainsi qu'une source d'information pour les autres parties prenantes ou pour ceux qui ont manqué la réunion. Les minutes sont un excellent outil à utiliser pour rappeler aux personnes et aux équipes leurs actions de suivi engagées.

The Bottom Line

Il est possible qu'une réunion aboutisse à un résultat positif, aidant à faire avancer les projets et les gens, ne comptez pas là-dessus. Une certaine diligence et un renforcement délibéré de vos techniques de gestion de réunion amélioreront vos chances de conduire à un excellent résultat.