Liste des compétences et responsabilités des adjoints de bureau

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Contenu

Responsabilités du poste d'assistant de bureau
Comment utiliser les listes de compétences
Compétences des meilleurs assistants de bureau

Les postes d'assistant de bureau (similaires aux assistants personnels) peuvent être trouvés dans toutes les industries et partagent un ensemble assez large de compétences. Les assistants de bureau sont parfois appelés secrétaires ou assistants administratifs, mais ils aident au fonctionnement d'un bureau. Que le bureau appartienne à un cabinet d'avocats, à un cabinet médical, à un établissement d'enseignement ou à une société, les besoins sont similaires; quelqu'un doit classer des dossiers, tenir des horaires et s'occuper de la communication courante au nom des personnes qui utilisent le bureau. Que quelqu'un pourrait être toi.

Responsabilités du poste d'assistant de bureau

Bien que les postes d'assistant de bureau soient généralement similaires les uns aux autres, le travail est toujours variable - il varie simplement d'un jour à l'autre, plutôt que d'un bureau à l'autre. Aujourd'hui, vous pourriez agir en tant que réceptionniste, demain pourrait nécessiter la réparation de l'imprimante, et le lendemain, vous devrez faire entrer tout le classeur dans le XXIe siècle. Vous aurez besoin d'un ensemble de compétences très large pour réussir.

Les assistants de bureau sont parmi les grands héros méconnus du monde des affaires, car lorsque vous faites bien votre travail, personne ne le remarque: le bureau semble fonctionner de lui-même. Mais certaines personnes aiment le travail rapide mais flexible, le sentiment d'être au cœur de tout. Et un bon secrétaire peut toujours trouver du travail presque n'importe où, dans n'importe quel type d'organisation.

Comment utiliser les listes de compétences

Vous pouvez utiliser ces listes de compétences tout au long de votre processus de recherche d'emploi. Tout d'abord, les noms de ces compétences fonctionnent comme des mots clés, alors utilisez-en autant que possible lors de la rédaction de votre CV. Ne comptez pas sur l'embauche de superviseurs pour savoir que vous avez ce qu'ils veulent, dites-le-leur directement.

Deuxièmement, vous pouvez utiliser ces mêmes mots clés dans votre lettre de motivation. Concentrez-vous spécifiquement sur ceux qui intéressent le plus votre futur employeur. Vous devrez faire vos recherches, car si les emplois d’assistante de bureau sont souvent similaires, le recrutement de superviseurs varie selon leurs priorités. La description de travail comprendra probablement une liste des compétences requises. Faites-y attention.

Enfin, vous pouvez utiliser cette discussion pour planifier votre entretien. Assurez-vous que vous avez prêt au moins un exemple pour un temps où vous avez démontré les compétences de chaque catégorie répertoriée ici.

Il peut également être utile de revoir nos listes de compétences répertoriées par emploi et types de compétences.

Compétences des meilleurs assistants de bureau

Compétences en communication verbale: La communication est une compétence non technique essentielle pour un assistant de bureau. Vous devrez interagir avec votre superviseur, vos collègues de bureau, les professionnels que vous aidez et éventuellement les clients ou les personnes d'autres bureaux de la même organisation. Vous travaillez tous en équipe et vous êtes son principal centre de communication. Vous devrez être gai, serviable, bien informé, articulé et être un bon auditeur tous les jours.

Répondre aux téléphones
Relations avec les clients
la communication
Renvoyer les appels téléphoniques
Prise de message
Acheminement des appels téléphoniques
Tableau électrique
Téléphone
Communication verbale

Compétences en communication écrite: La plupart des employés de bureau écrivent beaucoup. Ils peuvent rédiger des notes de service, remplir des formulaires ou rédiger des lettres ou des courriels. Certains créent du contenu pour le site Web de l'entreprise ou modifient du texte pour d'autres. Une communication écrite claire et professionnelle est indispensable.

Correspondance
Email
Courrier
Mailings
Dactylographie
Traitement de texte
Communication écrite

La convivialité: Un assistant de bureau peut être la première personne qu'un client voit en entrant dans le bureau. Si l'occupant principal du bureau est absent pour le moment, l'assistant de bureau peut être la seule personne avec laquelle le visiteur interagit. Vous devez être prêt à accueillir chaque visiteur avec un sourire et un mot aimable et à l'aider dans la mesure de vos besoins. Ainsi, de bonnes compétences interpersonnelles sont une nécessité.

Service Clients
Diriger les visiteurs
Souple
Amical
Accueillir les invités
Interpersonnel
Attitude positive
Fiabilité
Bienvenue aux visiteurs

Compétences technologiques: Autrefois, les secrétaires faisaient beaucoup de dactylographie. Les temps ont changé et la technologie aussi, mais les assistants de bureau peuvent toujours s'attendre à passer beaucoup de temps devant un clavier. Au lieu d'une machine à écrire, vous devrez vous familiariser avec une variété d'applications logicielles. Savoir comment apporter un support technique léger et comment réparer une imprimante récalcitrante ne fait pas de mal non plus.

Ordinateur
Exceller
l'Internet
Microsoft Office
Microsoft Word
QuickBooks
La technologie

Organisation: Les employés de bureau doivent être extrêmement organisés pour jongler efficacement avec leurs nombreuses tâches. Vous devrez également aider les autres à s'organiser, de la gestion des calendriers à la mise en ordre du bureau.

Soutien administratif
Rendez-vous
Facturation
Calendriers
Clérical
Saisie des données
Livraison du courrier
Dépôt électronique
Rapports de dépenses
Dépôt
Opérations de la réception
Manipulation d'argent
Fonctions de bureau
Matériel de bureau
Inventaire des fournitures de bureau
Fournitures de bureau
Support Office
Organisation
Formalités administratives
livraison

Des talents pour la résolution des problèmes: La résolution de problèmes ou les compétences de pensée critique sont importantes pour tout assistant de bureau, car vous serez souvent la personne à qui les autres viennent avec des questions ou des problèmes.