Utilisation des organigrammes comme outil de gestion

Contenu

• Organigrammes "standard"
• Organigrammes confus
• Organigrammes comme outil de gestion
• La façon dont cela devrait être fait
• La façon dont un organigramme doit être

Les organigrammes, ou organigrammes pour faire court, sont utilisés pour montrer aux gens la structure prévue d'une organisation. Cette organisation "formelle" est censée refléter la structure de pouvoir de l'entreprise. Parfois, les organigrammes ne servent qu'à confondre les gens quant à la nature réelle de la structure. Ce n'est généralement pas intentionnel, mais REFLÈTE plutôt la confusion des personnes impliquées.

Cependant, il est également possible d'utiliser un organigramme comme outil de gestion pour favoriser la réalisation des objectifs de votre organisation. Nous examinerons des exemples typiques de graphiques organisationnels "standard". Nous examinerons les organigrammes confus. Enfin, nous discuterons de l'utilisation de l'organigramme comme outil de gestion.

Organigrammes "standard"

Les organigrammes standards sont généralement utilisés pour montrer aux gens la structure prévue de l'organisation. Cette organisation "formelle" est censée refléter la structure de pouvoir de l'entreprise. Souvent, cela ne reflète que la structure de responsabilité. Le véritable pouvoir de l'organisation suit souvent les lignes de communication plutôt que les lignes de l'organigramme.

Les graphiques sont généralement de forme pyramidale. Ils montrent le responsable au sommet. Vous trouverez ci-dessous des subordonnés groupés, généralement dans des cases progressivement plus petites. Habituellement, les individus représentés au même niveau horizontal dans l'organigramme sont perçus comme des «pairs» au sein de l'organisation.

Cet organigramme du Département d'informatique de l'Imperial College (DOC) est typique du diagramme pyramidal. Le chef de département compte cinq directeurs qui lui relèvent directement, plus un directeur général adjoint et un comité de recherche. Chacun des administrateurs a ses subordonnés directs indiqués dans les ovales verts sous leurs comités.

Organigrammes confus

Parfois, les organigrammes peuvent induire les gens en erreur quant à la nature réelle de la structure. Ce n'est généralement pas intentionnel, mais reflète plutôt la confusion des personnes impliquées. Si vous n'êtes pas sûr des relations fonctionnelles du groupe, ou si elles changent fréquemment, il est pratiquement impossible de les schématiser avec précision.

Peut-être l'endroit le plus commun pour trouver des organigrammes confus est au gouvernement fédéral américain. L’organigramme de la Division informatique et mathématiques du Laboratoire national d'Oak Ridge ne permet pas de comprendre rapidement la structure de l'Organisation. Il semble suggérer que onze fonctions relèvent directement du Directeur.

Bien que l'étendue du contrôle (le nombre de subordonnés directs qu'un gestionnaire peut superviser efficacement) varie considérablement, nous avons du mal à croire qu'il s'agit d'une organisation fonctionnant de manière optimale. Certains des dirigeants des fonctions sont probablement «plus égaux». Si nous devions représenter le flux des communications au sein de cette organisation et le temps que chaque subordonné a passé avec le directeur, certains des subordonnés directs devraient probablement être reclassés en tant que subordonnés d'autres fonctions.

Organigrammes comme outil de gestion

Les organigrammes sont généralement un appareil réactif plutôt que proactif. Nous avons créé ou permis à une organisation d'évoluer, et elle a grandi. Il n'est plus clair pour les personnes au sein de l'organisation, ni pour les personnes avec lesquelles elles interagissent, qui est responsable de quoi. Nous créons donc un tas de cases et de lignes pour montrer à tout le monde qui fait quoi. Ensuite, nous ajoutons des lignes en pointillés et des dispositifs artificiels similaires pour montrer que ce que nous avons dessiné en premier n'est pas toujours le cas.

Une meilleure option, cependant, consiste à créer un organigramme qui reflète où vous voulez que l'organisation aille, plutôt que de simplement refléter la situation actuelle. Si vous voulez une organisation horizontale et plate, dessinez l'organigramme de cette façon. Montrez que six ou huit (ou même onze comme nous l'avons vu ci-dessus) rapportent au VP. Montrez que les dix programmeurs relèvent directement du chef de projet.

Si votre organisation s'appuie sur des cercles de qualité ou des équipes de production pour accomplir sa mission, vous devez le montrer dans votre organigramme. Ne vous sentez pas obligé de vous en tenir aux groupements horizontaux et aux lignes verticales. Si vos employés comprennent plus clairement leurs rôles, vous pouvez utiliser des cercles, des triangles inversés ou tout ce dont vous avez besoin.

Il existe de nombreux logiciels sur le marché pour vous aider à montrer comment vous souhaitez que votre organisation fonctionne. OrgPlus est un exemple des types d'outils qui peuvent être utilisés pour clarifier de nombreux aspects de l'entreprise, y compris les organigrammes.

La façon dont cela devrait être fait

L'exemple ci-dessous est une représentation d'un organigramme, ce qui m'a beaucoup impressionné. Il a été lancé pour inaugurer une nouvelle ère pour une entreprise qui exigeait une action créative et nouvelle de tous ses employés.

Il montre clairement la structure plate et horizontale destinée à favoriser la communication et l'innovation. Il montre clairement l'équipe formée par les deux officiers supérieurs, indiquant ce que les employés sont censés faire. Pourtant, il conserve les lignes sans équivoque de la responsabilité finale. Le président dirige clairement l'entreprise, mais tout le monde sait qu'ils doivent faire leur part pour réussir.

La façon dont un organigramme doit être

Il est encore trop tôt pour dire si cet organigramme aura l'effet souhaité. Il n'est en place que depuis quelques semaines. Cependant, les dirigeants de l'entreprise l'ont clairement utilisé comme un outil de gestion efficace pour aider leur organisation à atteindre ses nouveaux objectifs.