3 scénarios lorsque la communication en ligne n'est pas la bonne
Contenu
- Évitez d'appuyer sur Envoyer pour résoudre le conflit
- Évitez d'appuyer sur Envoyer lorsque vous êtes contrarié
- Évitez d'appuyer sur Envoyer pour envoyer de mauvaises nouvelles
Il y a tellement de façons de communiquer en ligne. Il existe des e-mails, des messages texte ou des messages via l'une des nombreuses applications disponibles. Mais l'utilisation du courrier électronique ou de la messagerie n'est pas toujours le moyen le plus efficace de communiquer.
Dans certaines circonstances, vous devez les éviter. Bien sûr, il est facile de se cacher derrière votre ordinateur et de dire ce que vous voulez dire via le clavier. Mais parfois, vous devez sortir du monde et utiliser votre voix.
Voici trois situations où il serait préférable de ne pas appuyer sur envoyer.
Évitez d'appuyer sur Envoyer pour résoudre le conflit
Nous avons tous fait partie d'une chaîne d'e-mails ou de messages entre deux parties essayant de résoudre un problème. Parfois, vous pourriez être l'un des deux principaux participants ou peut-être simplement l'une des nombreuses personnes que quelqu'un se sentait obligé de vous inclure.
À chaque réponse par e-mail ou message, le problème s'aggrave. En fin de compte, ce qui était peut-être un problème relativement mineur est devenu beaucoup plus important. Cela se traduit généralement par une réunion en face à face entre les deux parties ainsi qu'un superviseur ou un gestionnaire pour résoudre le conflit.
Au lieu d'utiliser le courrier électronique ou la messagerie pour résoudre un conflit, appelez la personne ou planifiez une réunion en personne. Si vous êtes le destinataire d'un e-mail ou d'un message d'une autre personne essayant de résoudre un problème, résistez à la tentation de répondre par e-mail. Décrochez le téléphone ou entrez dans le bureau de l'autre personne et dites: «J'ai reçu votre e-mail et j'ai pensé qu'il serait peut-être préférable que nous discutions de cette situation individuellement plutôt que par e-mail. Avez-vous quelques minutes pour parler? "
Si le courrier électronique est votre seule option, ne copiez pas d'autres personnes dessus. Cela aggrave le problème. Si vous recevez un tel e-mail, ne cliquez pas sur "Répondre à tous". Répondez simplement à la personne qui a envoyé l'e-mail. Si vous "répondez à tous", votre réponse devrait dire: "J'apprécie que vous portiez cette situation à mon attention. Je vous appellerai dans une minute pour discuter." Cela avertira tous ceux qui ont été copiés que vous vous occupez de la situation individuellement.
Évitez d'appuyer sur Envoyer lorsque vous êtes contrarié
Après une situation ou une interaction bouleversante, nous avons besoin d'une période de refroidissement. Le courrier électronique et la messagerie ne s'y prêtent pas; c'est instantané par conception. Au lieu de cela, une fois que vous vous êtes calmé, appelez ou visitez la personne pour discuter de la situation. Si vous êtes à la réception d'un e-mail cinglant, évitez l'envie de répondre. Donnez-vous le temps de vous calmer, puis appelez la personne et demandez à discuter en personne.
À l'avenir, décidez à l'avance que vous n'utiliserez jamais de courrier électronique ou de messagerie lorsque vous serez contrarié. Faites-en un pacte non négociable avec vous-même.
Si vous ressentez le besoin d'écrire quelque chose lorsque vous êtes contrarié, écrivez à la main un message. Ne le saisissez pas par e-mail même si vous n'avez pas l'intention d'envoyer le message. Vous ne seriez pas la première personne à appuyer accidentellement sur le bouton "envoyer" au lieu du bouton "enregistrer".
Évitez d'appuyer sur Envoyer pour envoyer de mauvaises nouvelles
Personne n'aime recevoir de mauvaises nouvelles et les recevoir par e-mail ou un message peut ajouter du sel à la plaie. Avez-vous déjà envoyé un courriel à un client pour lui dire que sa commande avait été retardée?
Si la réponse à l'une de ces questions est oui, arrêtez d'utiliser le courrier électronique ou la messagerie pour communiquer de mauvaises nouvelles.L'utilisation de courriels ou de messages pour communiquer de mauvaises nouvelles peut envoyer le message que vous ne vous souciez pas ou que le problème n'est pas suffisamment important pour mériter votre attention personnelle. Lorsque vous utilisez le courrier électronique ou la messagerie pour communiquer de mauvaises nouvelles, vous n'avez aucun moyen de juger de la réaction de la personne. Très probablement, les gens seront déçus ou contrariés. Si vous ne diffusez pas les informations en personne, leurs sentiments de déception peuvent s'intensifier et créer une situation encore pire.
Enfin, lorsque vous utilisez le courrier électronique ou la messagerie dans ce scénario, vous semblez lâche. Les clients, les collègues, les patrons et les amis apprécient les personnes qui ont le courage de communiquer de mauvaises nouvelles en personne.
Si vous n'êtes pas sûr que votre message soit considéré comme une mauvaise nouvelle, demandez-vous: "Voudrais-je recevoir un e-mail ou un message avec ce type de nouvelles ou préférerais-je le communiquer en personne?". Agissez ensuite en conséquence.
S'il ne fait aucun doute que le courrier électronique ou la messagerie est un moyen de communication rapide et efficace, il n'est pas toujours approprié. Suivez les instructions ci-dessus et évitez d'utiliser des e-mails ou des messages lorsque cela est inapproprié.
