Comment répondre aux questions d'audit interne
Contenu
- Les employés rencontreront des vérifications internes
- Répondez honnêtement
- Supposons qu'ils ne connaissent rien à votre domaine d'expertise
- Reliez les points pour eux
Les auditeurs internes se penchent sur les actions et les devoirs de tous les employés et services d'une entreprise pour découvrir des moyens d'améliorer le fonctionnement de l'organisation dans son ensemble. À première vue, cela donne l'impression de s'insérer là où ils n'appartiennent pas, mais en réalité, ils jouent un rôle essentiel dans la protection et l'amélioration de leurs organisations.
Les employés rencontreront des vérifications internes
La plupart des sociétés privées et publiques réalisent des audits internes réguliers pour s'assurer qu'elles sont en bonne voie pour atteindre les objectifs et les missions de l'entreprise. Le gouvernement effectuera également des audits internes réguliers. Et, au cours de votre carrière dans la fonction publique, il y a de fortes chances que vous deviez répondre aux questions des auditeurs internes.
Dans la grande majorité des cas, les auditeurs ne font que recueillir des informations. Par exemple, ils peuvent essayer de comprendre le fonctionnement de votre partie de l'organisation.
Il n'est pas nécessaire de se tendre lorsqu'un auditeur interne vous parle. Les auditeurs internes sont des professionnels qui essaient simplement de faire leur travail. Certes, leur travail peut vous mettre mal à l'aise, vous et les autres. Ils identifient les faiblesses des systèmes et recommandent des actions correctives.
Mais en fin de compte, ils améliorent le fonctionnement de leurs organisations, et vos réponses à leurs questions sont essentielles pour y parvenir. Voici donc trois conseils pour répondre aux auditeurs internes lorsqu'ils viennent frapper à votre porte.
Répondez honnêtement
Les auditeurs internes savent quand quelque chose ne va pas très bien. Ne leur donnez pas de raison de douter de votre crédibilité en étant tout sauf honnête.
Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, n'essayez pas de vous frayer un chemin à travers elle. Vous finirez par vous faire paraître idiot quand ils trouveront la vraie réponse. Le meilleur choix est simplement de dire que vous ne connaissez pas la réponse. Si c'est quelque chose que vous pouvez rechercher pour eux, offrez-le. Ils peuvent accepter l'offre, ou ils peuvent déjà avoir des idées sur la façon d'obtenir la réponse.
Lorsque vous pensez que les auditeurs internes pourraient ne pas aimer votre réponse, n'hésitez pas à donner votre réponse. Ils veulent comprendre les choses telles qu’elles existent réellement, donc même lorsque votre réponse n’est pas ce qui facilitera leur travail ou ce qu’elles s’attendent à entendre, elles doivent connaître la vérité.
Supposons qu'ils ne connaissent rien à votre domaine d'expertise
Les auditeurs internes sont généralement des personnes pointues, mais ils ne peuvent pas être des experts en tout. Certains concentrent leur formation professionnelle et travaillent sur des aspects particuliers de l'audit interne tels que les systèmes d'information ou les finances, mais ne supposent pas qu'ils connaissent votre domaine d'expertise.
Cela ressemble à une donnée, mais il est facile de se glisser dans le jargon ou de sauter des étapes lors de la description des processus. Ce qu'une action irréfléchie est pour vous ne l'est probablement pas pour l'auditeur interne qui cherche à comprendre vos processus métier. Pensez à chaque action que vous entreprenez. Quelque chose qui peut vous sembler une étape pourrait être plusieurs étapes que vous avez fusionnées dans votre esprit au cours d'années de répétition.
Même lorsque la conversation semble fastidieuse et trop simple, n'oubliez pas que les auditeurs internes essaient de décomposer les processus en leurs plus petites activités. Ce n'est qu'alors qu'ils pourront trouver où les processus peuvent aller de travers.
Reliez les points pour eux
Non seulement les auditeurs internes déconstruisent les processus dans leurs moindres bits, mais ils recherchent également l'interdépendance entre les personnes et les processus. Ils recherchent toutes les personnes impliquées dans un processus pour voir qui doit être impliqué, qui ne l'est pas mais doit l'être, comment ces personnes interagissent et s'il y a suffisamment de contrôles en place pour prévenir ou détecter la fraude, le gaspillage ou les abus .
Lorsque vous répondez à des auditeurs internes, indiquez où vous et vos processus interagissez avec les autres et leurs processus. Relier les points comme celui-ci leur donne une image plus claire du fonctionnement de l'organisation dans son ensemble. Ces informations donnent également aux auditeurs internes des pistes sur qui parler et où trouver des informations supplémentaires.
